Goed voorbereid aan de slag met het activiteitenplan

Elke goed functionerende MR heeft middelen en mensen nodig om zijn werk uit te voeren. Dat gaat niet alleen om geld, maar ook over een vergaderruimte, administratieve ondersteuning, scholing en deskundige hulp. Dit is in de Wet medezeggenschap op scholen vastgelegd. Om de kosten en uren daarvan in beeld te brengen, is een activiteitenplan een praktisch instrument. In dat plan staat welke activiteiten je als MR gaat ondernemen en wat je daarvoor nodig hebt. In dit artikel lees je over welke faciliteiten er worden vergoed, geven we voorbeelden en helpen we bij het opstellen van een activiteitenplan.
(Bronnen: Campagne Versterking Medezeggenschap, VOO)

Welke faciliteiten worden bedoeld?

Stap voor stap werken aan het activiteitenplan

Welke faciliteiten worden bedoeld?

De verschillende faciliteiten waar elke MR een beroep op kan doen, hebben ieder een eigen karakter. Er is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met afspraken hierover. We noemen er een aantal, inclusief voorbeelden.

Vergaderingen en onkosten

De WMS zegt in art. 28 lid 1: ‘Het bevoegd gezag staat de MR het gebruik toe van de voorzieningen waarover het kan beschikken en die de medezeggenschapsraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.’

Over de fysieke vergaderfaciliteiten is weinig discussie nodig. Een MR heeft een vergaderruimte met koffie en thee nodig, toegang tot een telefoon, kopieermachine, ICT-faciliteiten en inbox.

Voorbeeld
De personeelskamer of een andere vergaderruimte is beschikbaar voor de vergaderingen. De kopieerfaciliteiten van de school of van het bestuur staan ter beschikking. De koffie- en theefaciliteiten van de school of het bestuur mogen worden gebruikt. De MR krijgt een eigen e-mailadres. Op de website van de school of stichting is ruimte voor de agenda en de verslagen van de MR-bijeenkomsten.

Administratieve of ambtelijke ondersteuning

Artikel 28 lid 5 in de WMS zegt: ‘Tevens kan het bevoegd gezag bijdragen in de kosten voor administratieve ondersteuning van de medezeggenschapsraad.’

Vooral bij een GMR en OPR komt het vaak voor dat iemand wordt ingehuurd om vergaderingen en adviezen in goede banen te leiden. Deze externe kracht kan ook de verslagen maken. Er is budget nodig om het salaris te betalen. In sommige gevallen doet een medewerker van de school de administratieve taken. Als een MR-lid ze zelf uitvoert, zijn daar uren voor nodig.

De ondersteuningstaak kan het volgende omvatten:

  • Secretariële werkzaamheden (telefoon, e-mail en post ontvangen, verzenden en begeleiden);
  • Administratieve en logistieke taken ter voorbereiding van de vergaderingen;
  • Verslaglegging van de vergaderingen;
  • Verzorgen administratie en bijhouden archief;
  • Bijhouden en beheren website voor de achterban;
  • Nieuwsbrieven voor ouders, leerlingen en personeel in concept opstellen.

Hoe intensiever de MR-activiteiten zijn, hoe verstandiger het is om externe ondersteuning in te huren.

Voorbeeld

  • Een personeelslid dat deze taak uitvoert, krijgt per vergadering 10 uren via het taakbeleid;
  • De administratieve kracht van de school krijgt deze taak opgedragen;
  • Een personeelslid van het bestuursbureau dat deze taak uitvoert, krijgt per vergadering 10 uren. De kosten van die ureninzet worden voldaan vanuit het GMR- of OPR-budget;
  • In overleg stelt het bevoegd gezag een vacature open voor een ambtelijk secretaris voor de GMR.

Scholing

De WMS zegt in art. 28 lid 2: ‘De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de medezeggenschapsraad, scholingskosten daaronder begrepen, komen ten laste van het bevoegd gezag.’

Hierbij is het belangrijk dat de MR aangeeft wat er aan scholing nodig is. Er zijn diverse categorieën scholing:

  • Basiscursus voor nieuwe MR-leden;
  • Cursussen over een specifiek onderwerp waar MR-leden mee te maken krijgen (denk aan financiële training);
  • Training voor de MR als geheel.

De minimale tijd die MR-leden aan scholing mogen besteden is voor het personeel vastgelegd in de cao’s. Voor het primair onderwijs gaat het om drie scholingsdagen per twee jaar. Het voortgezet onderwijs heeft een ruimere regeling: vijf dagen per jaar. Als er meer nodig blijkt, laat de MR dat met argumenten aan het bevoegd gezag weten.

Voorbeelden

  • Voor scholing is in het activiteitenplan een vast bedrag per MR-lid opgenomen. Daarmee kunnen de leden zich inschrijven voor een cursus;
  • De MR koopt een scholingsbijeenkomst op de eigen locatie;
  • De MR sluit een langdurig contract voor begeleiding en scholing.

Niet al deze posten zijn nauwkeurig te begroten. Neem daarom in het activiteitenplan een basisbedrag op voor de diverse onderdelen. Zijn er tijdens het jaar aanpassingen nodig, dan kan dat beargumenteerd gebeuren. Een andere benadering is te kiezen voor een vast bedrag per jaar voor de scholingsactiviteiten, waarbij de actualiteit bepaalt voor welk onderdeel het budget bestemd is. Naarmate de MR ervaring opdoet, wordt steeds duidelijker om welke bedragen het gaat.

Externe deskundigen en rechtsbijstand

Soms heeft de MR externe ondersteuning nodig om een voorstel te beoordelen of erover in discussie te gaan. Dan biedt de WMS de mogelijkheid een adviseur in te schakelen. De kosten zijn voor het bevoegd gezag. De MR moet wel aantonen dat die kosten redelijk zijn en noodzakelijk. Bij die ondersteuning kun je denken aan:

  • Deskundigen diepen een onderwerp uit en adviseren over beleidsstukken;
  • Begeleiding van de MR tijdens een fusieproces of een andere grote verandering op school;
  • Advies over de bevoegdheid bij een bepaald voorstel en het proces van besluitvorming;
  • Juridisch advies;
  • Toetsing van een beleidsplan

Ook kan er een advocaat of juridisch adviseur nodig zijn als de MR en de overlegpartner terechtkomen in een geschil of arbitrageprocedure. Dit is niet te voorzien en niet in te plannen of te begroten. Maar ook dan geldt dat de ‘redelijkerwijs noodzakelijke kosten’ ten laste komen van het bevoegd gezag. Meld dit wel vooraf.

Voorbeeld
De MR stemt niet in met een voorstel van het bestuur. Het bestuur verzoekt de geschillencommissie om vervangende instemming. Voor dit geschil schakelt de MR juridisch advies in. De MR laat het bestuur schriftelijk kort en bondig weten dat er een juridisch adviseur wordt ingehuurd en wat de kosten daarvan naar verwachting zijn.

Tijd voor personeel

Medezeggenschap kost tijd en is voor personeel onderdeel van de werkzaamheden. Het minimum aantal toe te kennen uren staat vastgelegd in de cao. Dit kan verrekend worden met lesgebonden en niet-lesgebonden uren. De werktijd wordt verrekend binnen de normjaartaak van ieder personeelslid en valt onder het taakbeleid. De verdeling kan de formatieplanning en het budget beïnvloeden.

In het primair onderwijs gaat het om 60 klokuren per jaar voor ieder MR-lid. De voorzitter krijgt er nog 20 uur bij. Mocht een ouder de rol van voorzitter vervullen, dan gaan de 20 klokuren naar het personeelslid dat MR-secretaris is.

In het voortgezet onderwijs gaat de cao uit van 100 klokuren per MR-lid. Komt de voorzitter uit het personeel, dan krijgt die er nog 150 uur bij. De vicevoorzitter en de secretaris kunnen op 50 uur extra rekenen als zij personeelslid zijn.

Voor leden van de MR die ook in de GMR zitten, is de redenering dat zij niet alle voorbereidingen dubbel hoeven te doen. Het aantal klokuren is dan 100 in het primair onderwijs en 160 in het voortgezet onderwijs.

Voor leden van een ondersteuningsplanraad geldt dezelfde regeling als in het primair onderwijs, ook als zij werken in het voortgezet speciaal onderwijs. De vergoeding in tijd moet gebaseerd zijn op de werkelijk gemaakte uren. Het samenwerkingsverband compenseert deze tijd aan het schoolbestuur waar het OPR-lid vandaan komt. Het personeelslid krijgt de OPR-tijd verrekend met de normjaartaak of via een tijdelijke uitbreiding van de jaartaak gedurende het lidmaatschap.

De cao’s regelen het minimumaantal uren. Als een medezeggenschapsorgaan denkt dat er meer nodig is, moet dat onderbouwd zijn in het activiteitenplan.

Voorbeeld

  • Een MR-voorzitter in het vo, afkomstig uit het personeel, wordt voor 125 klokuren vrijgesteld van lesgevende taken. De overige 125 uren worden verrekend in de uren voor ‘overige taken’ in de normjaartaak. Zo is dit personeelslid ongeveer iedere week een middag vrijgesteld van lesgevende taak om het voorzitterschap uit te oefenen.
  • Een GMR-voorzitter in het po, afkomstig uit het personeel, wordt voor 40 klokuren vrijgesteld van lesgevende taken. De overige 40 uren worden verrekend in de uren voor ‘overige taken’ in de normjaartaak. Daarmee is dit personeelslid iedere maand een dagdeel vrijgesteld van zijn lesgevende taak om het GMR-voorzitterschap uit te oefenen.
  • Een OPR-voorzitter, afkomstig uit het personeel, wordt voor 30 klokuren vrijgesteld van lesgevende taken. De overige 30 uren worden verrekend in de uren voor ‘overige taken’ in de normjaartaak. Hiermee is dit personeelslid ongeveer iedere maand een middag vrijgesteld van zijn lesgevende taak om het OPR-voorzitterschap uit te oefenen.

Vergoeding voor ouders en leerlingen

Ook ouders en leerlingen steken veel tijd in medezeggenschap. Om daar iets tegenover te stellen, kan de school op twee manieren geld uitkeren. De ene mogelijkheid is een vacatievergoeding (art. 28 lid 4), de andere is de belastingvrije vrijwilligersvergoeding. Op MR-niveau komt dit nog weinig voor. Gebruikelijker is het om aan het eind van het jaar een attentie aan te bieden

Vacatievergoeding
Een vacatievergoeding is een tegemoetkoming voor verrichte werkzaamheden. Het gaat om een brutobedrag waar de ontvanger zelf van moet nagaan of dit bij de belasting moet worden opgegeven. Gemaakte onkosten zijn daarbij aftrekbaar. Als de school vacatiegeld toekent voor MR-werk, gaat het meestal om een vast bedrag per bijeenkomst. Het is mogelijk om reiskosten en dergelijke apart te vergoeden.

Onbelaste vrijwilligersvergoeding
De onbelaste vrijwilligersvergoeding is een bijzondere vorm van vacatiegeld. Voor alle vormen van vrijwilligerswerk mag de instelling een bedrag toekennen dat de fiscus ziet als onkostenvergoeding. Zolang de maxima niet worden overschreden, hoeft de vrijwilliger niet te bewijzen dat de onkosten inderdaad gemaakt zijn. Deze vergoeding werkt met een uurtarief. Om de bestede uren te bepalen geldt de vuistregel: tijdsduur vergadering maal twee (bijeenkomst + voorbereiding) + (gemiddelde) reistijd.

De Belastingdienst hanteert de volgende regels voor de belastingvrije vrijwilligersvergoeding:

  • Uurtarief maximaal € 4,50 per uur voor een persoon van 23 jaar en ouder;
  • Uurtarief maximaal € 2,50 per uur voor een persoon jonger dan 23 jaar;
  • Maandbedrag maximaal € 150,- ongeacht de leeftijd;
  • Jaarbedrag maximaal € 1500,- ongeacht de leeftijd.

De vergoeding moet passen bij de werkelijk gemaakte uren en dekt ook werkelijk gemaakte onkosten.

Voorbeeld

  • Een schoolbestuur in het primair onderwijs dat een groot deel van de provincie bestrijkt, vergoedt € 50,- euro per vergadering aan ouders die lid zijn van de GMR.
  • Op een school voor voortgezet onderwijs duurt de MR-vergadering drie uur. De ouders in de MR ontvangen een vrijwilligersvergoeding van € 31,50 per lid: 3 uur vergaderen, 3 uur voorbereiden, 1 uur reistijd, tarief € 4,50. De leerlingen krijgen ieder € 15,-: 3 uur vergaderen, 3 uur voorbereiden, geen reistijd, tarief € 2,50.
  • Een school voor primair onderwijs vergoedt alleen gemaakte onkosten, waaronder reiskosten. Voor autokilometers geldt een tarief van € 0,30 per kilometer. De vrijwilliger die kilometers declareert, moet desgevraagd aantonen dat deze inderdaad zijn gereden. Ook voor de vergoeding van papier, inktpatronen, telefoonkosten en dergelijke moet de vrijwilliger bewijsstukken bewaren.

Studiepunten voor leerlingen

Deelnemen aan de MR is voor leerlingen in het voortgezet onderwijs leerzaam. Afhankelijk van de opleiding kan de school bekijken of de MR-activiteiten en activiteiten in leerlingenraden studiepunten opleveren. Indien de school studiepunten toekent omdat de medezeggenschapsactiviteiten passen bij het lesprogramma, moeten de MR-leerlingen worden begeleid. Dat geldt vanzelfsprekend ook voor leerlingen die in de GMR zitting nemen. De regeling aangaande studiepunten verschilt per opleiding en kan naast een vrijwilligers- of vacatievergoeding worden toegekend.

Stap voor stap werken aan het activiteitenplan

In het activiteitenplan geeft de MR aan op welke manier de faciliteiten worden gebruikt. Dat gebeurt voorafgaand aan elk schooljaar. De gedragsankers 10 en 17 uit het Advies goede medezeggenschap vermelden het activiteitenplan. Het activiteitenplan wordt besproken met het bevoegd gezag. Een activiteitenplan komt stapsgewijs tot stand. We lopen de stappen met je door.

Visie en werkterrein

De visie van de MR is doorslaggevend voor de activiteiten. Staat de raad bijvoorbeeld dicht bij zijn achterban, dan betekent dit nauw contact: een hoger aantal ontmoetingsmomenten dan gemiddeld of een intensievere digitale communicatie. Mogelijk hecht een andere MR juist meer belang aan intensieve informatie-uitwisseling met zijn vertegenwoordiger in de GMR. Geef dit soort speciale kenmerken een plekje in het activiteitenplan om de bijbehorende faciliteiten te onderbouwen. Een belangrijke vraag is wat voor soort raad je bent: afwachtend, controlerend of proactief? Het ambitiegesprek helpt om deze keuzes te verduidelijken. In een ondersteuningsplanraad is in elk geval extra aandacht nodig voor de verbinding met de scholen en medezeggenschapsraden uit het samenwerkingsverband. De afstemming van de besluitvorming kan specifieke voorzieningen vragen.

Prioriteiten en onderwerpen

Voor de MR is het schoolplan en het daaruit af te leiden jaarplan een leidende basis voor de eigen activiteiten en voorzieningen. Voor de GMR is het jaarplan van het bestuur een leidende basis voor de eigen activiteiten en voorzieningen. Voor de OPR is het ondersteuningsplan, eventueel verder uitgewerkt in jaarplannen, een leidende basis voor de eigen activiteiten en voorzieningen. Door zo het activiteitenplan op te bouwen, sluiten de werkzaamheden aan op de ontwikkeling van de organisatie. Het activiteitenplan geeft aan op welke onderdelen het medezeggenschapsorgaan eigen prioriteiten stelt.

Aanpak

Zijn de visie, onderwerpen en prioriteiten bekend, dan bepaalt de MR hoe de raad ermee aan de slag gaat. Het activiteitenplan bevat een planning per onderwerp: in hoeveel MR-vergaderingen zal het onderwerp aan de orde komen en wanneer staat het op de agenda van het overleg met de directeur of het bevoegd gezag? De MR-leden maken een taakverdeling en gaan per onderwerp na of er extra scholing nodig is. Besteed ook aandacht aan de achterban, hoe die bij elk onderwerp betrokken wordt.

Benodigdheden

Als alle voorgaande stappen zijn gezet, is het tijd om de activiteiten te vertalen naar faciliteiten. Bereken per onderwerp of activiteit hoeveel tijd er nodig is en welke eventuele andere voorzieningen daar nog bij komen, zoals ondersteuning of scholing. Dit zijn elementen van het activiteitenplan:

  • De MR organiseert een of meer scholingsbijeenkomsten;
  • De personeelsgeleding krijgt uren in het taakbeleid en/of uren vrijgesteld van lesgevende taken op basis van de cao-minima;
  • De oudergeleding krijgt een vergoeding voor gemaakte onkosten of vacatiegeld voor iedere bijgewoonde vergadering;
  • De MR sluit zich aan bij een vereniging of vakbond;
  • De MR werkt met een dagelijks bestuur dat de eerste contacten onderhoudt met het bevoegd gezag dan wel met het bestuur van het samenwerkingsverband;
  • Het dagelijks bestuur wordt extra gefaciliteerd voor deze werkzaamheden;
  • De MR verzorgt een of meer gezamenlijke bijeenkomsten met de ouderraad, -vereniging of –commissie;
  • De MR organiseert trainingen voor leden;
  • De MR houdt reguliere vergaderingen;
  • De MR onderhoudt een website voor communicatie met de achterban;
  • De MR overlegt met de achterban;
  • De MR koopt administratieve ondersteuning in;
  • De MR neemt een of meer abonnementen op vakliteratuur;
  • De MR sluit een scholingscontract met een organisatie;
  • De GMR verzorgt een of meer gezamenlijke bijeenkomsten met de verwante medezeggenschapsraden;
  • De OPR belegt periodiek een overleg met vertegenwoordigers van de medezeggenschapsraden en gemeenschappelijke medemedezeggenschapsraden uit het samenwerkingsverband;
  • De OPR nodigt ouders en leerlingen uit om deel te nemen aan een vaste klankbordgroep Passend Onderwijs die op diverse plaatsen in de regio bij elkaar komt;
  • De OPR-leden gebruiken een tablet voor communicatie buiten de vergaderingen. Deze tablet wordt door het samenwerkingsverband ter beschikking gesteld.