Investeer in je achterban

Er is alle reden voor de MR om te investeren in de relatie met je achterban. Niet alleen vanwege de ideeën die de achterban inbrengt, maar ook voor het krijgen van een breder draagvlak voor voorgenomen besluiten. Een MR die als een eiland functioneert heeft weinig invloed. Een MR die goed contact heeft met zijn achterban en gesteund wordt, heeft een sterke onderhandelingspositie.

Het belang van de achterban
Informatie brengen en halen
De wet en de achterban
– GMR en de OPR
– Wettelijke opdrachten
Informatiemiddelen
Raadplegen en opvolgen
– Verplichte consultatie
– Extra instemming door het personeel van de school
– Spreekuur
– Commissie of werkgroep
– Contacten en netwerken
– Klankbord- of focusgroepen
– Uitkomsten en verwachtingen
Documenten voor de achterban
– Jaarverslag
– Activiteitenplan
– Communicatieplan plus de bouwstenen voor een communicatieplan
Extra tips om de relatie met achterban te verbeteren

Het belang van de achterban

Onder de achterban van de MR verstaan we alle ouders, personeelsleden en in het voortgezet onderwijs leerlingen van een school. MR-leden worden door de achterban gekozen. De MR komt op voor de belangen van hun achterban maar moet tegelijkertijd oog hebben voor het algemeen belang van de school. MR-leden hebben na hun verkiezing een eigen verantwoordelijkheid bij hun uiteindelijke standpuntbepaling. Ze functioneren ‘zonder last of ruggenspraak’, zoals dat heet: ze zijn niet verplicht elke mening van hun kiezers over te nemen. Het zou echter vreemd zijn als de MR zich niets van die kiezers aantrekt.

Informatie brengen en halen

Communicatie tussen MR en achterban is een tweerichtingsverkeer: informatie brengen en halen. De MR legt uit hoe medezeggenschap werkt en wat er bereikt kan worden. De achterban informeert de MR over zaken die zij belangrijk vindt. MR-leden kunnen de belangen van de achterban pas goed behartigen als zij weten wat er op school speelt en hoe de achterban daarover denkt. Daar is inspanning voor nodig. De personeelsgeleding heeft het daarbij relatief makkelijk. De teamvergadering of de sectie-, afdelings- en locatievergaderingen lenen zich daar goed voor. De oudergeleding moet meer moeite doen: het gaat om een grote groep, die in het voortgezet onderwijs nauwelijks het schoolgebouw binnenkomt. Leerlingen in de MR zien hun medeleerlingen vrijwel dagelijks, wat overleg makkelijk kan maken, maar er is niet zoiets als een ‘leerlingvergadering’. Hoe je dit aanpakt, lees je verder in dit artikel.

De wet en de achterban

Er zijn drie verplichte medezeggenschapsorganen binnen het onderwijs: de MR op schoolniveau, de GMR (Gemeenschappelijk Medezeggenschapsraad) op bestuursniveau en de OPR (Ondersteuningsplanraad) op het niveau van het samenwerkingsverband. Daarnaast kent de wet de themaraad, de groepsmedezeggenschapsraad en de bovenbestuurlijke medezeggenschapsraad, en de deelraad in het voortgezet onderwijs. De vuistregel is: wie mag stemmen, hoort bij de achterban. Op schoolniveau vormen daarom alle personeelsleden de achterban van de personeelsgeleding van de MR, de ouders vormen de achterban van de oudergeleding en op een school voor voortgezet onderwijs vormen alle leerlingen de achterban van de leerlinggeleding.

GMR en de OPR

Voor de GMR en de OPR valt op twee manieren te redeneren: de medezeggenschapsraden van de scholen kunnen als achterban worden gezien, maar ook alle individuele personeelsleden, ouders of leerlingen. Tussen GMR en OPR onderling bestaat geen achterbanrelatie, maar elkaar informeren is goed voor de kwaliteit het werk. Het advies voor de GMR en de OPR is om in hun reglement op te nemen wie zij als hun achterban zien en hoe zij hen informeren en betrekken. Het ligt voor de hand dat de MR-en van de scholen als achterban worden gezien, aangezien zij de leden kiezen van de GMR en OPR. Als een lid van GMR of OPR alleen deze functie heeft en geen zitting heeft in de MR van zijn eigen school, zijn afspraken nodig om de informatie door te laten komen op het GMR- of OPR-niveau. Dat geldt ook voor leden die in een GMR of OPR meerdere scholen vertegenwoordigen. Maak goede werkafspraken om op de hoogte te blijven van wat er leeft op de scholen die het GMR- of OPR-lid vertegenwoordigt.

Wettelijke opdrachten

De term ‘achterban’ komt niet in de WMS voor, maar de wet vindt contacten tussen de MR en zijn achterban wel belangrijk. Dat blijkt uit diverse opdrachten aan de MR die de contacten moeten bevorderen:

Bevorderen van openheid
De MR streeft naar openheid en onderling overleg in de school. Dit is op zijn minst het aankondigen van de vergaderingen en het publiceren van de agenda. Een bezoek aan een MR-vergadering van de MR is openbaar voor de achterban, dus voor personeel, ouders en leerlingen. Dit geldt niet voor de schoolleider. Lokale media kunnen evenmin toegang eisen. Soms bespreekt een MR gevoelige zaken waardoor de vergadering besloten plaatsvindt. Dat kan ook een plan zijn dat het bestuur nog niet naar buiten wil brengen, bijvoorbeeld een beoogde fusie, maar wel alvast met de MR wil bespreken. De MR-leden kunnen zichzelf een geheimhoudingsplicht opleggen of een verzoek van de schoolleider accepteren. Dit vereist discipline bij de leden. Het is voor de MR belangrijk om te weten tot wanneer de geheimhouding geldt; het besluit wordt immers een keer openbaar gemaakt. Ook dan kan een deel van de geheimhouding blijven bestaan als het om de belangen van individuele personen gaat. Dat moeten de MR-leden aan hun achterban uitleggen.Openheid wil ook zeggen dat de achterban onderwerpen op de agenda van de MR-vergadering kan plaatsen. De secretaris besluit een punt wel of niet op de agenda te zetten. Bezoekers van de MR-vergadering kunnen tijdens de bijeenkomst spreektijd krijgen, maar alleen als de MR dat wil. Er bestaat geen formeel inspraakrecht.

Informeren en betrekken
Volgens de wet moet de MR verslag doen van de werkzaamheden. Deze informatieplicht gebeurt meestal via de notulen of een vergaderverslag. In het MR-reglement moet staan in welke gevallen en op welke manier de MR de geledingen van de school betrekt bij zijn werkzaamheden. Als deze geledingen daar zelf om vragen, moet de MR overleg met hen voeren.

Informatiemiddelen

Een MR met een open oog en oor voor zijn achterban doet er goed aan om niet alleen schriftelijke informatie te geven, maar ook één of meerdere keren per jaar op een ouderavond, leerlingenavond of in de personeelsvergadering aanwezig te zijn. De ouderavond voor nieuwe ouders is een uitgelezen moment om uit te leggen wat de rol en taak van de MR is. Contact houden met de achterban kost tijd, maar goed contact leidt tot betere beslissingen. Er zijn allerlei middelen om het tweerichtingsverkeer van informatie-uitwisseling op gang te brengen en te houden. Er ontstaat soms discussie over de vraag wie eindverantwoordelijk is voor de berichten van de MR, met name als die op de website of in de nieuwsbrief van de school worden geplaatst: de MR of het bevoegd gezag? Het antwoord: De MR is verantwoordelijk voor zijn eigen standpunten en opvattingen en het bestuur kan een MR niet beletten deze te uiten. Bij een verschil van mening kan het bestuur zijn eigen standpunt of mening naar buiten brengen, maar de MR geen publicatieverbod opleggen. De MR moet gelegenheid krijgen om via diverse communicatiekanalen de achterban te informeren.

Website

Een eigen website voor de MR geeft ruimte om informatie te verstrekken, maar vaak is het efficiënter om een vaste plek op de website van de school te gebruiken. Naast de gegevens van de MR, hun bereikbaarheid en de datum van de eerstvolgende vergadering, kunnen daar ook vergaderstukken staan, beknopte verslagen of besluitenlijstjes van de bijeenkomsten.

Intranet

Als de school beschikt over intranet, een besloten ‘website’ waar alleen de schoolbevolking met inlogcodes op kan, kun je online discussies voeren over belangrijke thema’s. De MR kan zo een dialoog op gang brengen en antwoord op vragen krijgen. Let wel op de formulering: op vage vragen komen vage antwoorden, een discussie levert meer op als het onderwerp helder is.

Vergaderverslag

Een vergaderverslag geeft informatie, maar is lang niet altijd een goed communicatiemiddel. Het vergaderverslag is vooral bestemd voor de MR-leden zelf en eventueel voor de overlegpartner. Er staat in wie aanwezig waren, over welke onderwerpen is gesproken, wat de MR heeft besloten en welke afspraken er zijn gemaakt. Voor de achterban geeft zo’n document vaak weinig informatie over inhoud en veel over procedures.

Communiqué

Een communiqué, oftewel een officiële mededeling, is nuttig wanneer de MR zijn achterban snel wil informeren over een belangrijke gebeurtenis. Zo’n communiqué brengt de MR binnen enkele uren uit, snelheid gaat hier voor volledigheid. Geef hier later wel opvolging aan.

MR-bericht

Een MR-bericht geeft tekst en uitleg aan de achterban. Anders dan een vergaderverslag gaat het hier alleen over zaken die interessant zijn voor de schoolbevolking. Een vergadering of een besluit kan aanleiding zijn om een MR-bericht uit te brengen. De tekst is zonder voorkennis te begrijpen en geeft helder inzicht in het onderwerp waar de MR zich mee bezighoudt. In het bericht kan de MR ook om reacties of steun van de achterban vragen.

Prikbord

Een eigen of gedeeld prikbord komt de bekendheid van de MR ten goede. Hang er bijvoorbeeld de contactgegevens van de MR-leden op, de datum van de eerstvolgende vergadering en inhoudelijke informatie over de MR.

Jaarvergadering

De jaarvergadering in het po is een veelgebruikt moment om verantwoording af te leggen. Veel scholen houden deze bijeenkomst in het najaar. De MR doet verslag van de werkzaamheden en brengt de belangrijkste beslissingen voor het voetlicht. De aanwezigen kunnen vragen stellen en hun mening geven. Ook al heeft dat geen invloed meer op het uitgebrachte advies, zo’n dialoog leidt meestal wel tot meer begrip voor elkaars standpunt.

Sociale media

Sociale media zijn razendsnel in te zetten om de achterban te informeren. Omdat social media-berichten kort zijn, kan dat ten koste gaan van de nuance. Vermijd verwarring: hoe informeel de sociale media ook zijn, gebruik ze niet voor onderwerpen buiten het MR-werk en let op dat er geen kwetsende uitlatingen op staan.

Raadplegen en opvolgen

Contact begint bij bereikbaarheid. Een algemeen e-mailadres heeft een grotere houdbaarheid dan het privémailadres van de secretaris, die na een aantal jaren vertrekt. Spreek in alle gevallen goed af wie er op de mails reageert en hoe snel dit gebeurt. Als er na afloop van raadpleging of enquête geen reactie meer vanuit de MR volgt, daalt het enthousiasme bij de achterban. Uiteindelijk verkleint dit het draagvlak. Er zijn verschillende middelen om raadpleging te organiseren. Soms horen daar verplichtingen bij, maar meestal is de MR vrij om een methode te kiezen. Er staan op deze website aparte artikelen over ouderraadpleging en ouders en leerlingen als achterban.

Verplichte consultatie

Bij beslissingen over de organisatie van de overblijf en de onderwijstijd in het po schrijft de wet een verplichte consultatie voor. Voordat de oudergeleding een definitief besluit neemt over een beleidsvoorstel, moet de mening van achterban worden onderzocht. Ook bij fusie, sluiting of verandering van grondslag moeten eerst de ouders geraadpleegd worden. Strikt formeel moet het bestuur deze raadpleging regelen, maar in de praktijk ligt de bal vaak bij de MR. Er zijn geen wettelijke voorschriften over de uitvoering van de raadpleging. De ene MR legt alternatieven voor, de ander vraagt een keuze tussen ja en nee.

Enkele aandachtspunten:

  • Zorg voor een duidelijke vraagstelling en een eerlijke stemprocedure (gewaarmerkte, anonieme stembiljetten of een geanonimiseerd, waterdicht digitaal systeem);
  • Stel vooraf vast onder welke voorwaarden een achterbanraadpleging een succes is en hoe die in elkaar steekt;
  • Is er een minimum aan deelnemers en reacties nodig om de raadpleging serieus te nemen? Let op: een lage respons hoeft niet te zeggen dat de reacties niet zinvol zijn. Een deelname van 100 procent is in alle gevallen te veel gevraagd;
  • Beschouwt de MR de uitkomst als een advies of als een bindende uitspraak?

Bij beslissingen die verstrekkende gevolgen hebben voor grote groepen ouders, personeel of leerlingen (bijvoorbeeld een fusie met een andere school) is het verstandig een informatiebijeenkomst te houden. Door deze openheid zal een standpunt op meer steun kunnen rekenen en daardoor meer draagvlak bij het bestuur hebben.

Extra instemming door het personeel van de school

In de cao’s voor het po en vo staan speciale ‘eisen’ met betrekking tot de achterbanraadpleging op het gebied van taakbeleid. Op grond van de WMS heeft de personeelsgeleding een instemmingsbevoegdheid bij het taakbeleid, maar daarna moet een stemming onder het voltallige personeel het besluit bevestigen. In sommige gevallen is een twee derde meerderheid vereist. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het voorstel en aan het informeren en communiceren met de achterban.

Spreekuur

De MR-vergaderingen zijn in principe openbaar, maar de bezoekers hebben geen spreekrecht, tenzij de MR hier anders over beslist. Voor een specifiek onderwerp kan iemand worden uitgenodigd om mee te discussiëren. Om bezoekers wel de gelegenheid te geven met de MR te praten, kun je een spreekuur organiseren. Dat is vooral belangrijk voor de geledingen van ouders en leerlingen. De personeelsgeleding heeft meestal al de gelegenheid om MR-kwesties te bespreken tijdens team- en afdelingsvergaderingen. MR-leden houden op school ook buiten formele momenten hun ogen en oren open voor signalen van de achterban. Soms is een gesprekje op het schoolplein of in de docentenkamer aanleiding om een onderwerp op de agenda te zetten.

Commissie of werkgroep

Als de MR behoefte heeft aan specifieke kennis of ervaring kan je dit aan je achterban vragen. Denk aan ICT-ers voor een computernetwerk of een bouwkundig expert voor een verbouwing. Je kunt hiervoor een tijdelijke werkgroep of commissie aanstellen.

Contactpersonen en netwerken

Houd goed contact met de diverse onderdelen of locaties van de school. Bepaal wie de aanspreekpunten zijn en deel informatie. Zo heb je inzicht in wat er speelt. Onderhoud ook een breed netwerk. Dat heeft veel voordelen: een contact (bijvoorbeeld een ouder) met specifieke financiële kennis kan helpen bij het lezen van de begroting en de jaarrekening, een contact uit het communicatievak kan helpen om de achterban te bereiken of het jaarverslag te schrijven.

Klankbord- of focusgroepen

Met name bij langdurige veranderingsprocessen zoals een reorganisatie of een fusie, is een klankbordgroep waardevol. De klankbordgroep schetst een beeld van het draagvlak voor besluiten die op de agenda staan. Een focusgroep is minder aan een onderwerp gebonden en richt zich vooral op het ontwikkelen van ideeën of speerpunten. Bij de samenstelling van klankbord- en focusgroepen gaat het niet om deskundigheid of interesses van de betrokkenen, maar vooral om een afspiegeling van de doelgroep.

Uitkomsten en verwachtingen

Realiseer je goed hoe belangrijk het is om inzichtelijk te maken wat de MR doet met de uitkomsten van een enquête of achterbanraadpleging. Wie de achterban oproept om mee te praten of te denken, schept verwachtingen. Het minste wat de MR moet doen, is informatie geven over de uitkomsten en de opvolging. Ook individuele personeelsleden, ouders of leerlingen die de moeite hebben genomen om de MR een bericht te sturen, hebben recht op een antwoord. Met een actieve houding naar iedereen die meepraat, maakt de MR duidelijk dat hij waarde hecht aan ideeën, inbreng en vragen. Dat stimuleert de achterban om mee te blijven denken en leidt vrijwel altijd tot een positief beeld van de MR.

Documenten voor de achterban

Naast de verschillende manieren van communiceren, zijn er ook een aantal documenten die de MR jaarlijks opstelt en die zich goed lenen als communicatiemiddel.

Jaarverslag

Een actieve MR maakt jaarlijks een overzicht van de werkzaamheden. Ook dat is een vorm van informatie-uitwisseling met de achterban. In het jaarverslag legt de MR verantwoording af over wat er het afgelopen schooljaar is bereikt. Het maken van een jaarverslag is wettelijk verplicht. In de WMS staat dat het jaarverslag met alle betrokkenen moet worden gedeeld, dat wil zeggen aan het bestuur, het personeel, de ouders, de leerlingen, de geledingenraden en eventuele andere raden. Lees ook het artikel op deze site: Zo schrijf je een goed MR-jaarverslag.

Activiteitenplan

Een actieve MR maakt aan het begin van het schooljaar een activiteitenplan. Hierin geeft de MR aan waar hij zich het komende jaar mee bezig wil houden en wat de prioriteiten zijn. In het plan kan de MR ook alvast aangeven voor welke onderwerpen hij de achterban zal raadplegen. Lees ook het artikel op deze website: Faciliteiten en activiteitenplan.

Communicatieplan

Een communicatieplan geeft een handvat voor een planmatige en strategische aanpak van het contact met de achterban. Beoordeel per geleding welke vorm van communicatie nodig is; leerlingen willen anders worden benaderd dan hun ouders of de personeelsleden. Een belangrijke vraag is wat het doel is van de communicatie: informeren, raadplegen of verantwoording afleggen? In het communicatieplan staat wie er verantwoordelijk is voor de communicatie en welk tijdpad de MR hanteert. Een evaluatie op de communicatie is belangrijk en dus onderdeel van het plan.

Bouwstenen voor een communicatieplan:

  • Wat is het doel van de communicatie; informatie, raadplegen, verantwoording afleggen;
  • Op welke doelgroep(en) richt de communicatie zich;
  • Welke middelen worden ingezet;
  • Welke contactmomenten zijn ingepland;
  • Wordt er een actieve of passieve houding van de doelgroep verwacht;
  • Wie is verantwoordelijk voor de communicatie;
  • Zijn alle beoogde doelgroepen in beeld;
  • Welk tijdpad wordt gehanteerd;
  • Welke kosten worden gemaakt.

Extra tips om de relatie met achterban te verbeteren

  • Ben bereikbaar;
  • Toon initiatief;
  • Laat regelmatig iets van je horen;
  • Maak onderscheid tussen verschillende groepen;
  • Communicatie is tweerichtingsverkeer, breng en haal;
  • Deel je successen;
  • Leg het accent op resultaten en niet op procedures;
  • Communiceer met een vlotte pen;
  • Zorg voor een aantrekkelijke presentatie;
  • Maak je MR herkenbaar (bijvoorbeeld door een eigen logo);
  • Laat je zien in de schoolmedia (website, social media en nieuwsbrief);
  • Laat je zien op de school of bij ouderbijeenkomsten.