Als school ben je verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Dit geldt voor alle persoonlijke gegevens van de schoolbevolking. Als een leerling extra ondersteuning op school krijgt, zijn er ook bijzondere gegevens nodig zoals (medische) informatie over de gezondheid of de ontwikkeling van een kind. De uitwisseling van deze gegevens tussen scholen en andere deskundigen is nodig om goed te kunnen helpen, maar brengt extra veiligheidsrisico’s met zich mee. Hoe wordt de privacy van het kind binnen een samenwerkingsverband toch gewaarborgd en wat zijn de regels, rechten en plichten? Onderstaand artikel biedt duidelijkheid.
Volgens de wet
Toestemming ouders
Recht op inzage en verzet
Privacybeleid
– Belangrijke vragen
– Instemmingsrecht MR
Volgens de wet
In dit artikel kijken we met name naar het beschermen van de persoonsgegevens binnen het samenwerkingsverband. Algemene informatie over het gebruik van persoonsgegevens in het onderwijs vind je op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.
In de Wet op primair onderwijs (artikel 18 a lid 13) en de Wet op voortgezet onderwijs (artikel 17 a lid 14 staat dat het samenwerkingsverband bevoegd is gegevens over gezondheid te verwerken met betrekking tot leerlingen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van bepaalde taken. Het samenwerkingsverband verstrekt de gegevens niet aan derden, met uitzondering van het bevoegd gezag van de school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven. Het samenwerkingsverband bewaart de gegevens op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor het samenwerkingsverband en de deskundigen. Het samenwerkingsverband bewaart de gegevens tot drie jaar.
Het samenwerkingsverband kan persoonsgegevens van leerlingen verwerken met het oog op:
- Verdeling van ondersteuningsmiddelen en/of toekennen van arrangementen;
- Het adviseren van de school over de ondersteuningsbehoefte van het kind;
- Het bepalen of het kind toelaatbaar is tot het speciaal basisonderwijs of het (voortgezet) speciaal onderwijs.
Toestemming ouders
Het moet voor ouders duidelijk zijn welke informatie wordt gedeeld en vastgelegd. Wanneer er onderzoek wordt gedaan naar een kind (bijvoorbeeld door een psycholoog of orthopedagoog) of wanneer informatie over een kind wordt gedeeld met andere specialisten, is in elk geval toestemming van ouders nodig. Ook voor het opvragen van informatie over een kind bij andere instanties buiten het onderwijs heeft de school of het samenwerkingsverband die toestemming nodig.
Recht op inzage en verzet
Ouders hebben altijd recht om de gegevens van hun kind te bekijken. Wanneer ze hierom vragen moet daar binnen vier weken een reactie op worden gegeven. Kinderen mogen vanaf 16 jaar zelf ook hun gegevens inzien. Ouders hebben recht op correctie van de gegevens: ze kunnen daarvoor een verzoek om verbetering, aanvulling of verwijdering van bepaalde gegevens indienen. Binnen vier weken moet het samenwerkingsverband of de school hierover een beslissing nemen (wel, gedeeltelijk of niet ingaan op het verzoek). Ouders hebben recht van verzet. Dit houdt in dat iemand het recht heeft bezwaar te maken (verzet aan te tekenen) tegen bepaalde vormen van gebruik van gegevens door een organisatie. Daarvoor moet de ouder een verzoek indienen om beëindiging van de registratie van persoonsgegevens. Ook hierover doet het samenwerkingsverband of de school binnen vier weken een uitspraak. Volgens de wet kan een ouder tegen dit besluit bezwaar en beroep aantekenen.
Privacybeleid
Alle schoolbesturen hebben een regeling voor de bescherming van persoonsgegevens en beleid over uitwisseling van informatie. De ouders van de medezeggenschapsraad moeten hiermee instemmen, anders is de regeling niet geldig. De wijze waarop een samenwerkingsverband omgaat met privacy en de verwerking van persoonsgegevens is een onderwerp in het ondersteuningsplan. In dit plan is in elk geval WMS Artikel 14.f opgenomen: ‘De wijze waarop aan de ouders informatie wordt verstrekt over de ondersteuningsvoorzieningen en over de onafhankelijke ondersteuningsmogelijkheden voor ouders.’ Hier valt ook het verstrekken van informatie over persoonsgegevens onder. Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zullen de meeste scholen en samenwerkingsverbanden dit in hun plannen hebben opgenomen.
Belangrijke vragen om te stellen zijn:
- Heeft het samenwerkingsverband een privacyreglement persoonsgegevens en wordt deze, als onderdeel van het ondersteuningsplan, ter instemming aan de ondersteuningsplanraad voorgelegd?
- Hebben alle GMR-en en MR-en van de schoolbesturen ingestemd met een privacyregeling en het doorgeven van informatie aan het samenwerkingsverband?
- Is dit privacyreglement helder? Zo nee, vraag uitleg of schakel een deskundige in.
- Wordt met ouders vooraf gecommuniceerd over het gebruiken van gegevens?
- Krijgen ouders vooraf het privacyreglement te zien (begrijpelijke toelichting)?
- Kunnen ouders in de toestemmingsverklaring aangeven welke informatie opgevraagd en/of gebruikt mag worden?
- Worden de kosten voor het verstrekken van gegevens door ouders, inzage en verzet/bezwaar door het samenwerkingsverband vergoed?
- Is er een evaluatiemoment van het beleid afgesproken?
Instemmingsrecht MR
Omdat het gaat om gegevensuitwisseling tussen een samenwerkingsverband en een schoolbestuur raakt dit ook altijd het privacyreglement van een schoolbestuur. De oudergeleding van de MR (of GMR als dit op bestuursniveau is geregeld) heeft hierop instemmingsrecht (Wet medezeggenschap voor scholen, artikel 14 f en g). Alle schoolbesturen hebben een regeling bescherming persoonsgegevens en een beleid tot uitwisseling van informatie. Deze afspraken omvatten meer dan alleen de afspraken die verband houden met passend onderwijs. De in het samenwerkingsverband gemeenschappelijke afspraken over de uitwisseling van persoonsgegevens moeten in het privacyreglement van ieder schoolbestuur worden opgenomen.