Aan de slag met financieel beleid

Home Financieel beleid voor medezeggenschapsraad

De medezeggenschapsraad praat mee over het financieel beleid van de onderwijsinstelling. Dit is vaak lastig te doorgronden. We geven uitleg over de rechten van de MR, een overzicht van de financiële jaarcyclus en de documenten die daarbij horen. Per document zijn tips opgenomen en vragen die je als MR kunt stellen.

Wat zegt de wet over financieel beleid
GMR of MR aan zet
De jaarcyclus op financieel beleid
Formatieplan
Kaderbrief
Jaarverslag
Meerjarenbegroting
Schoolplan en schoolgids
Advies en scholing

Wat zegt de wet?

Als het gaat om het financieel beleid zijn er een aantal belangrijke artikelen in de Wet medezeggenschap op scholen (WMS).

Recht op informatie (artikel 8)
In artikel 8 staat dat de MR om alle informatie kan vragen die hij nodig heeft voor de medezeggenschap. Het schoolbestuur moet de gevraagde informatie verstrekken, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dat niet te doen. Soms wordt de informatie dan verstrekt onder geheimhouding.

Het bestuur moet volgens de WMS in elk geval de volgende stukken verstrekken:

De begroting en beleidsvoornemens;
Het jaarverslag;
Een overzicht van het geld dat de school ontvangt van de overheid (de lumpsum);
De uitgangspunten die het bestuur hanteert bij het verdelen van deze middelen.

In andere documenten, zoals de kaderbrief en het (meerjaren) strategisch beleidsplan, staat ook belangrijke informatie over het financieel beleid van de instelling. Die kun je als MR opvragen.

Adviesrecht (artikel 11)
In artikel 11 is het adviesrecht van de MR geregeld over de plannen rond het meerjarig financieel beleid. Dit gaat om de hoofdlijnen van het beleid. Zo moet de MR inzage krijgen in de bestemming van de middelen die de school of stichting ontvangt van de overheid: de lumpsum. De MR ontvangt ook de jaarlijkse begroting met inkomsten en voorgenomen uitgaven.

Instemming op formatie (artikel 12)
De personeelsgeleding heeft op grond van artikel 12.1b instemmingsbevoegdheid op de vaststelling of wijziging van de samenstelling van de personeelsformatie. Het gaat dan om de functiecategorieën en het aantal personeelsleden in de functies. Voor het benoemen van een bestuurder moet vanaf 1 januari 2021 een sollicitatiecommissie worden ingesteld, die bestaat uit in elk geval één MR-lid of namens de personeelsgeleding ervan.

Stukken op tijd geleverd (artikel 17)
In artikel 17 a staat duidelijk dat het bestuur tijdig en met aanlevering van de benodigde stukken advies vraagt aan de (G)MR. Het bestuur moet vervolgens schriftelijk aangeven hoe het advies wordt opgevolgd. Volgt het bestuur het advies niet of niet helemaal op, dan moet opnieuw overleg met de MR plaatsvinden.

Adviesrecht GMR op meerjarig financieel beleid (artikel 16)
In artikel 16.2 staat dat de GMR adviesrecht heeft op de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid. Dit recht houdt in dat de GMR om advies gevraagd moet worden over een voorstel. De GMR kan positief of negatief adviseren. Indien het advies niet wordt overgenomen, moet hier een inhoudelijke argumentatie voor worden aangedragen aan de GMR.

GMR of MR aan zet?

Financieel beleid begint meestal bij de overkoepelende stichting of vereniging, maar de afzonderlijke scholen hebben ook iets in te brengen. In welke mate dat het geval is, kun je vinden in het managementstatuut van de school. In het medezeggenschapsstatuut en de medezeggenschapsreglementen van GMR en MR staat wat de bevoegdheden van de medezeggenschap zijn als het gaat om de financiën en wanneer de MR of de GMR aan zet is. Elke MR en GMR heeft een eigen medezeggenschapsreglement. Hierin moeten in elk geval de volgende zaken geregeld zijn:

Aantal leden van de MR en hoe de verdeling over de geledingen is (ouders/leerlingen en personeel);
Wijze en organisatie van de verkiezingen;
Zittingsduur van de leden;
Wie het overleg voert;
De manier waarop het bestuur informatie geeft;
Termijnen van reageren op instemmings- of adviesaanvragen;
Bevoegdheden van de MR die worden overgedragen aan een deelraad of themaraad;
Wanneer en hoe de MR de achterban betrekt bij de werkzaamheden;
In welke gevallen geheimhouding nodig is;
Beschrijving van een procedure voor geschillen;
Omzetting van adviesbevoegdheden naar instemmingsbevoegdheden;
Uitbreiding of overdracht van bevoegdheden.

Wat kan de MR doen?
De medezeggenschapsraad moet inzage krijgen in de gemaakte keuzes en weten wat de gevolgen daarvan zijn voor de onderwijsinstelling, het personeel en het materieel. Maak daarom gebruik van het wettelijk bepaalde advies- en instemmingsrecht, het recht op informatie en het recht op overleg met de raad van toezicht. Ga voor uitleg over deze rechten naar de website van de overheid.

Tips

Ga niet op de stoel van de boekhouder of accountant zitten. Heb vertrouwen dat je de juiste informatie krijgt, maar kijk daar wel kritisch naar;
Vraag bij de documenten om een oplegnotitie, waarop de belangrijkste inhoudspunten staan en wat er van de MR wordt verwacht;
Stel een financiële commissie in, die onderwerpen kan voorbereiden en delen met de rest van de MR.

Jaarcyclus financieel beleid

Bestuurders of schoolleiders maken voortdurend keuzes over het financieel beleid van de instelling of de school. Er zijn een aantal documenten die de aandacht van de MR vragen. Bij stichtingen/verenigingen en individuele scholen vind je de strategische doelstellingen van de organisatie terug in het meerjarenbeleidsplan. Dit wordt ook wel koersdocument of koersplan genoemd. Hierin staan de verwachtingen en plannen voor de groei of krimp van het aantal leerlingen, huisvestingszaken en andere onderwerpen. Deze doelstellingen hebben invloed op het financieel beleid. De uitwerking daarvan vind je in de meerjarenbegroting. Voorafgaand aan het begrotingsgesprek wordt vaak een kaderbrief opgesteld met de uitgangspunten voor de begroting. Ook het formatieplan geeft belangrijke input voor de begroting. Daarin staat de omvang en inzet van schoolpersoneel. Het jaarverslag kijkt terug op het voorbije jaar, hoe de begroting is uitgevoerd, en kijkt naar de gevolgen daarvan op de begroting van het komende jaar.

Formatieplan

In de WMS wordt het formatieplan niet genoemd. Wel heeft de personeelsgeleding instemmingsbevoegdheid op de vaststelling of wijziging van de personeelsformatie (artikel 12.1b). Over het algemeen wordt dat vastgelegd in het formatieplan.

Doel van het formatieplan
De kosten van personeel beslaan ongeveer 80 procent van de totale uitgaven. Een goede personeelsplanning is dus essentieel voor de continuïteit en de ontwikkeling van de schoolorganisatie.

Belangrijke vragen over het formatieplan zijn:

Hoe is het formatieplan gekoppeld aan het meerjaren strategisch beleid van de school of stichting?
Welke functies zijn (op termijn) nodig om de onderwijsdoelstellingen te realiseren?
Wat is hierbij een gewenst of benodigd functiebouwwerk (functiemixbeleid VO)? Met andere woorden, is er een overzicht van functies in de organisatie met functiebeschrijving?
Hoe ziet de indeling in functiedifferentiatie (bijvoorbeeld loopbaanpaden, verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) eruit en wat zijn de percentages deeltijd, voltijd en vast en tijdelijk?
Is het (meerjaren) formatieplan één-op-één overgenomen in de begroting?
Komt de omvang van het aantal docenten overeen met het aantal leerlingen?
Wat is het aantal flexibele werknemers om bijvoorbeeld krimp op te vangen?
Past de formatieplanning in de begroting voor het huidige kalenderjaar? Wat zijn de redenen voor een afwijking (bijvoorbeeld het lerarentekort, sterkere verwachte groei, meer ziekte of krimp)?
Welke risico’s zijn gesignaleerd? Denk aan het lerarentekort of een lockdown.

Kaderbrief

In een kaderbrief geeft het bestuur aan wat de uitgangspunten en richtlijnen zijn voor het opstellen van de begroting. In de WMS wordt de term kaderbrief niet genoemd. De MR kan vragen om de kaderbrief of, bij gebrek daaraan, een ander document waarin de begrotingsrichtlijnen staan.

Belangrijke onderwerpen die moeten terugkomen in de kaderbrief zijn:

De manier waarop de school(organisatie) in de begroting rekening houdt met het beleid, zoals het strategisch kader en het schooljaarplan.
Het financieel kader, bijvoorbeeld een sluitende begroting en de koppeling naar reserves (als dat van toepassing is).
Uitgangspunten over de leerlingenprognoses, de rol van het formatieplan in het begrotingsproces, de investeringslimieten en de meerjaren onderhoudsplanning.
De verdeling van de middelen over de scholen en de bovenschoolse voorzieningen.

Belangrijke vragen over de kaderbrief zijn:

Hoe wordt het strategisch beleid ondergebracht in de begroting? Wat zien we daarvan terug in de kaderbrief?
Wat zijn de wijzigingen ten opzichte van de vorige kaderbrief?

Jaarverslag

In het jaarverslag kijkt het bestuur terug op het afgelopen jaar en hoe de begroting is uitgevoerd. Daarnaast kijkt het bestuur vooruit naar de begroting van het komend jaar. Informatie over de rol van het jaarverslag vind je in de WMS in artikel 8.2 d, informatierecht. Het jaarverslag bestaat uit het bestuursverslag, de jaarrekening en de zogeheten ‘overige gegevens’.

Relevante vragen over het jaarverslag zijn:
Terugkijkend:

Is er sprake van een goedgekeurde accountantsverklaring? Het doel van de accountantsverklaring is om een redelijke mate van zekerheid te krijgen dat de jaarrekening geen onjuistheden bevat.
Is er een ‘management-letter’; een door een externe accountant aan het bestuur geschreven brief waarin opmerkingen en aanbevelingen worden geformuleerd?
In hoeverre is het gelukt het strategisch beleid uit te voeren? Waarom wel/niet?
Is de begroting gehaald? Waarom wel/niet?
Voldoen de financiële kengetallen aan de signaleringswaarden die de inspectie en het schoolbestuur hanteren?
Voor welke zaken is een voorziening getroffen? Is de omvang van deze voorziening toereikend?
Wat is de omvang van de algemene reserve?
Onder welke post wordt een batig saldo of een tekort gebracht?
Is er een referentiekader met de eigen instelling of vergelijkbare instellingen en de totale sector?

Vooruitkijkend (continuïteitsparagraaf):

Het is belangrijk dat schoolbesturen vooruitkijken en tijdig anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Een instrument hiervoor is de continuïteitsparagraaf in het jaarverslag , waarin de financiële situatie van de instelling wordt verantwoord. Is de continuïteitsparagraaf in lijn met wat er is besproken tijdens het begrotingsproces?
Wat zijn risico’s op strategisch en financieel gebied bij deze paragraaf?

(Meerjaren) begroting

Het doel van de (meerjaren) begroting is om de gevolgen van keuzes en externe omstandigheden in beeld te brengen, zodat de schoolorganisatie evenwichtige afwegingen kan maken en op tijd kan anticiperen. Daarnaast moet de meerjaren begroting inzicht geven in de flexibiliteit van de schoolorganisatie om snel en passend te kunnen reageren op het niet (geheel) uitkomen van verwachtingen. Informatie over de rol van de meerjaren begroting vind je in de WMS in artikel 11: adviesbevoegdheid.

Onderwerpen in de begroting:

De koppeling met het strategisch beleid;
De leerlingenprognose (meerjarig);
De exploitatie en de investeringsbegroting;
Een risicoparagraaf: de risico’s en de maatregelen die genomen worden.

Belangrijke vragen over de begroting zijn:

Over het proces en het beleid:

Hoe is het strategisch beleid terug te zien in de begroting?
Is de begroting in lijn met de afspraken, zoals beschreven in de kaderbrief?
Hoe zijn de schoolbegrotingen tot stand gekomen en hoe is de geconsolideerde begroting gemaakt?
Wat zijn de belangrijkste risico’s en welke maatregelen worden in dit kader genomen?

Inhoudelijke vragen over de begroting:

Is de begroting sluitend? Zo nee, is een begrotingstekort het gevolg van een beleidskeuze?
Welk deel van het budget wordt besteed aan innovatie?
Is er sprake van een betrouwbare leerlingenprognose?
Wordt de leerlingenprognose vergeleken met de realisatie van leerlingaantallen en waar nodig bijgesteld?
Welke verdeelcriteria (verdeelmodel/allocatiemodel) worden er in de begroting gehanteerd?
Zijn er meerjarenbegrotingen op het gebied van exploitatie, investeringen (huisvesting, onderhoud, meubilair, ICT) en liquiditeiten?
Is er een meerjarig Integraal Huisvestingsplan (IHP)?
Welke inkomsten zijn incidenteel? Staan hier verplichtingen tegenover?
Is er sprake van een recente inventarisatie van risico’s en zijn die gekwantificeerd?
Wat zijn ondersteuningskosten voor leerlingen die lopen via het samenwerkingsverband? Welke inhoudelijke keuzes worden daarvoor gemaakt als geheel en afzonderlijk?

Tip
Richt je op de hoofdlijnen en niet op de details. Het is niet zinvol om lang stil te staan bij de vraag waarom de bus voor het schoolreisje dit jaar wat duurder is uitgevallen dan vorig jaar.

Schoolplan en schoolgids

Ook in het schoolplan en de schoolgids staan vaak beleidsvoornemens. De oudergeleding heeft instemmingsrecht op de inhoud van de schoolgids. Kijk hoe dat beleid is opgenomen in de begroting en de meerjarenplannen.

Advies en scholing

Het staat de MR vrij om een training te volgen of advies in te winnen. Sinds 1 januari 2017 is in de Wet Versterking Bestuurskracht geregeld dat de MR de kosten hiervan vergoed krijgt, als dit tenminste vooraf aan het bestuur is doorgegeven. Hierover lees je meer in het artikel Goed voorbereid aan de slag met het activiteitenplan op deze site.

Financiële commissie
Het kan zinvol zijn om binnen de MR de taken te verdelen, bijvoorbeeld door het instellen van een financiële commissie. In de commissie zitten een aantal MR-leden die financiële onderwerpen voorbereiden en informatie delen met de rest van de MR. Ook kan de MR experts van buitenaf in de commissie opnemen. Denk aan een ouder die verstand heeft van financiële zaken. Het instellen van een financiële commissie kun je opnemen in het medezeggenschapsreglement.