Scholen moeten ouders raadplegen bij wijziging van schooltijden en de regeling van de kinderopvang, maar ook als de grondslag verandert of de school fuseert of sluit. In de Wet medezeggenschap op scholen (WMS) staat dat de MR pas een besluit neemt nadat de ouders zijn geraadpleegd, maar niet hoe je zo’n ouderraadpleging regelt, wie ervoor verantwoordelijk is en wat je met de uitkomsten doet. Dat lees je in onderstaand artikel.
Wanneer is ouderraadpleging nodig?
In artikel 15 van de WMS staat dat een ouderraadpleging nodig is bij:
- Fusie of overdracht van de school;
- Sluiting van de school;
- Verandering van de grondslag (de basis) van de school;
- De regeling van de voor- en naschoolse opvang;
- Wijziging van de onderwijstijd in het primair onderwijs.
Ouderraadpleging is vooral bedoeld om erachter te komen hoe ouders over voorgenomen plannen denken en of er voldoende draagvlak voor is. Vooraf moet helder zijn hoe de raadpleging plaatsvindt en hoe de mening van de ouders meeweegt bij een besluit, advies of instemming door de MR. Ook moeten school en MR besluiten wie de raadpleging uitvoert: de MR, de oudergeleding, het bestuur of de MR en het bestuur samen. Dat laatste ligt het meest voor de hand. Het is belangrijk dat ouders al vroeg de gelegenheid krijgen om mee te praten en eventueel te stemmen.
Hoe organiseer je een ouderraadpleging?
Benader ouders actief en leg uit dat ze hun mening anoniem kenbaar mogen maken. Denk goed na over de vraag die je ouders voorlegt. Zorg in elk geval voor een heldere vraagstelling waarop ze ja of nee kunnen antwoorden. Gaat het om een keuze tussen twee alternatieven, bijvoorbeeld twee vormen van een continurooster, laat ze dan aangeven waar ze voor zijn. Stel vooral gesloten vragen, hierdoor krijg je een scherp(er) beeld van de meningen. Probeer zoveel mogelijk ouders hun voorkeur te laten uitspreken, zodat een voorstel een breed draagvlak heeft. Het is echter niet verplicht om een norm aan de opkomst of uitslag te hangen om de raadpleging geldig te laten zijn.
Tips
Tip 1: Spreek geen percentages voor opkomst of uitslag af. Uitgangspunt is vooral het creëren van draagvlak.
Tip 2: Betrek ook de ‘vertrekkende’ ouders van kinderen uit groep 8 en nieuwe ouders bij de raadpleging.
Tip 3: Leg je ouders een keuze voor, geef dan niet meer dan twee keuzemogelijkheden.
Tip 4: Als de MR de ouderraadpleging uitvoert, vraag het bestuur om de benodigde faciliteiten, zoals het beschikbaar stellen van een ruimte voor een bijeenkomst, het verlenen van secretariële ondersteuning en toegang tot de e-mailadressen van ouders en personeel. Als de AVG dat niet toelaat, kan het bestuur de mailings versturen.
Manieren van ouderraadpleging
Schriftelijke enquête
Ouders ontvangen een formulier met daarop het voorgenomen besluit. Vraag de ouders aan te geven of ze het eens of oneens zijn met het voorstel. Let hierbij op het volgende:
- Je bent verplicht alle ouders, voogden en verzorgers te raadplegen. Het gaat hierbij om de ouders die het ouderlijk gezag over een kind hebben;
- Zet op elk formulier een uniek nummer. Gebruik dit nummer alleen om te controleren of ouders niet dubbel stemmen en koppel het nummer niet aan personen;
- Zorg dat het formulier niet gemakkelijk te kopiëren is, bijvoorbeeld door het stempel van de school er op te zetten;
- Deel de formulieren in een gesloten envelop uit;
- Maak duidelijk waar ouders de formulieren moeten inleveren;
- Zet een einddatum op het formulier.
Digitale enquête
Ouders vullen een digitaal formulier in via bijvoorbeeld SurveyMonkey, MailChimp of Google Forms.
Informatieavond
Geef tijdens een informatieavond uitleg over het betreffende onderwerp en bied ouders direct daarna de gelegenheid hun stem uit te brengen. Maak duidelijk wat de aanleiding en de motieven voor de voorgestelde verandering zijn en wat de voor- en nadelen zijn. Bepaal wie je uitnodigt. Zijn dat alleen de ouders van de huidige leerlingen of ook van de nieuwe leerlingen die al staan ingeschreven? Nodig ook de personeelsleden van de school uit. Maak na afloop van de bijeenkomst een duidelijk verslag en stuur dat naar alle ouders, dus ook naar de ouders die niet aanwezig waren. Zorg hierbij voor een mailadres waar ouders vragen kunnen stellen of een reactie kunnen achterlaten. Maak heldere afspraken wie deze inbox beheert.
Tips
Tip 1: Zorg ervoor dat ouders hun stem schriftelijk/digitaal kunnen uitbrengen. Mondelinge raadpleging kan tot misverstanden leiden.
Tip 2: Communiceer de uitkomsten. Informeer alle ouders over de resultaten en hoe dit resultaat meeweegt bij het nemen van het uiteindelijke besluit door de MR.
Tip 3: Als de voorgestelde beleidswijziging eenmaal is doorgevoerd, evalueer dan in de MR of de gestelde doelen zijn bereikt en of de betrokkenen tevreden zijn met de nieuwe situatie. De evaluatie kan aanleiding zijn tot aanpassingen.