Ouders en leerlingen onmisbaar in de MR

Scholen hebben veel in te brengen als het gaat over de manier van werken en lesgeven. Ook ouders en leerlingen horen bij de schoolbevolking en een weerspiegeling daarvan is essentieel voor een goed functionerende MR. Het is voor de MR een hele klus om de balans te vinden tussen de wensen van de achterban en het belang van de hele school. Dat begint bij goede communicatie.(Bronnen: Campagne Versterking Medezeggenschap, LOR en VOO)

Gedragsankers
Zichtbare medezeggenschap
– Schoolgids
– Schoolwebsite
– Schoolkrant en nieuwsbrief
– Social media
– Aanwezigheid
– Verkiezingen
Luisterende medezeggenschap
– Spreektijd
– Ouderraad & oudervereniging
– Leerlingenraad & personeelsraad
– Actieve ouders
Ouder- en/of leerlingenraadpleging
– Enquêtes en polls
– Ouder- of leerlingenpanels
– Klankbordgroepen
– Klassenouders en klassenleerlingen
– Terugkomstbijeenkomsten
– Voorbeeld van ouderraadpleging
Handelende medezeggenschap
– Rapportage en motivatie
Tips om de relatie met achterban te verbeteren

Gedragsankers

Ouder- en leerlingbetrokkenheid is goed voor de sfeer én de prestaties op school. Of dat nu door hulp bij een schoolfeest is, assistentie in de mediatheek of de ultieme vorm van betrokkenheid: in de MR. De MR is de denktank, de kritische volger van de schoolleiding, en vertegenwoordigt de achterban. Hiervoor is goede communicatie nodig. Dat geldt niet alleen aan de overlegtafel. Ook de stem van de ouders en leerlingen moet gehoord worden. Het ‘Advies goede medezeggenschap’ heeft dit ondergebracht in de nummers 4, 5 en 6 van de totaal 20 ‘gedragsankers’. De MR informeert zijn achterban (4), ieders mening telt (5) en iedereen kan meedoen (6).

Zichtbare medezeggenschap

Goede communicatie houdt in kunnen ‘zenden’ en ‘ontvangen’. De MR vertelt wat hij doet, maar luistert ook naar de achterban. De achterban heeft aandacht voor wat de MR te zeggen heeft en reageert actief met commentaar en eigen ideeën. Omdat de leden van MR via verkiezingen benoemd zijn, zijn ze verantwoordelijk voor de dialoog. Schoolleiders, schoolbesturen en samenwerkingsverbanden stellen daar middelen voor beschikbaar. Er zijn diverse communicatieplatformen die dicht bij ouders, leerlingen en personeelsleden staan. De kans om gezien en gehoord te worden is het grootst als de MR informatie verspreidt via de schoolgids, de schoolwebsite, de nieuwsbrief, de schoolkrant en social media. Daarnaast zijn schoolbijeenkomsten en verkiezingen de gelegenheden bij uitstek om de MR in de schijnwerpers te zetten.

Schoolgids

Scholen reiken jaarlijks een schoolgids uit aan nieuwe ouders. Deze gids staat meestal ook op de website van de school. Alles wat ouders en leerlingen moeten weten, staat erin: de lestijden, de missie en de visie van de school, de samenstelling van het personeel, contactgegevens van de directie, het schoolbestuur, de klachtencommissie en informatie over de medezeggenschapsraden. Zorg dat je goed zichtbaar bent in de gids. Doe dit zo volledig mogelijk, dus meer dan alleen een telefoonnummer en e-mailadres. Stel de leden voor, doe er een foto bij om de MR een gezicht te geven, voeg een korte, bondige omschrijving toe van de taken en bevoegdheden. In sommige schoolgidsen staat van ieder lid het huisadres, telefoonnummer en e-mailadres. Deze openheid is wel erg privacygevoelig. Een algemeen adres voor post en e-mail is prima. Maak wel goede onderlinge afspraken over wie de inbox beheert.

Schoolwebsite

Op de website van de school kan de MR meer actuele informatie delen. Denk aan agenda’s, notulen en besluitenlijsten, zodat de ouders en leerlingen weten waar de raad over praat. Sommige medezeggenschapsraden kiezen voor een eigen website, waar vanaf de schoolsite naar wordt verwezen.

Schoolkrant en nieuwsbrief

Alle scholen verspreiden informatie, bijvoorbeeld via een schoolkrant of nieuwsbrief voor ouders, leerlingen en personeel. Neem hier een vaste rubriek in op voor de medezeggenschapsraden met onderwerpen die aan de orde zijn. De MR kan zich zo verantwoorden voor hun adviezen en uitleggen waarom instemming is gegeven of geweigerd. De media van de school kun je ook inzetten als tool  voor ouders, leerlingen en personeel om te reageren of onderwerpen aan te dragen. Ook kunnen medezeggenschapsraden de e-mailadressen van ouders, leerlingen en personeelsleden verzamelen, om rechtstreeks met de achterban te communiceren. Ouderavonden zijn een mooie gelegenheid om adressen te bemachtigen. Denk hierbij goed aan de AVG en leg helder uit waarvoor je de adressen gebruikt.

Social media

Veel scholen hebben een eigen pagina op Facebook of een account op Twitter. Hier kun je kort nieuws of behaalde succes delen. Wees wel voorzichtig met het posten van foto’s en persoonlijke gegevens in verband met privacy of andere gevoelige informatie.

Aanwezigheid

Op ouderavonden en kennismakingsavonden voor nieuwe ouders kan het programma tijd en ruimte geven aan een presentatie over medezeggenschap. De MR-leden vertellen in het kort wat de MR doet en wat zij voor ouders, leerlingen en het personeel kunnen betekenen. Ouders, personeelsleden en leerlingen maken zo persoonlijk kennis met hun vertegenwoordigers. Dit maakt het makkelijker om later nog eens contact te leggen. Bovendien kom je door ‘management by walking around’ veel te weet over wat er speelt bij je achterban.

Verkiezingen

MR-leden worden gekozen door hun achterban: ouders, leerlingen en personeelsleden. Soms zijn verkiezingen niet nodig omdat er voor iedere vrije positie maar één kandidaat is. Als er meer belangstellenden zijn dan plaatsen, voeren de kandidaten campagne. De zittende MR begeleidt dit, bijvoorbeeld door een profiel van de kandidaten en hun motivatie waarom ze MR-lid willen worden op de site, nieuwsbrief of schoolkrant te plaatsen. Een ouderavond en/of schoolfeest zijn ook goede gelegenheden om aspirant-leden voor te stellen. Zo krijgen ouders en leerlingen een indruk van een kandidaat en wordt het uiteindelijk gekozen MR-lid echt hún keuze. Voor de ouders en leerlingen in de MR zelf zal het ook een groot verschil maken als zij zich gesteund voelen door de uitgebrachte stemmen. Het spoort MR-ouders en -leerlingen aan zich intensief in te zetten. Wie echt is gekozen, wil zijn kiezers immers niet teleurstellen.

Luisterende medezeggenschap

In MR-werk komt het behartigen van belangen neer op het vertalen van ideeën, wensen en zorgen naar concrete, realistische (verbeter)voorstellen. Die bespreekt de MR met het bestuur. Waak er wel voor dat de medezeggenschap niet uitdraait op een klachtenloket. Daar is de MR niet voor. Wél hebben MR-leden een taak om eventuele zorgen in het beleid te signaleren en bij te sturen. Om die feedback van de achterban te krijgen kan de MR diverse middelen inzetten.

Spreektijd

Medezeggenschapsraden hebben eigen overlegmomenten zonder bestuur. Deze vergaderingen zijn openbaar zolang er niet over personen of over vertrouwelijke kwesties wordt gepraat. Volgens de formele spelregels zijn bezoekers ‘slechts’ toehoorders; ze mogen dus niet aan de gesprekken deelnemen. Toch is het verstandig om bezoekers spreektijd te gunnen. Zo kunnen ouders, leerlingen en personeelsleden dringende zaken onder de aandacht brengen. De MR kan vaak niet direct antwoorden geven, maar geef wel binnen afzienbare tijd aan wat er met deze inbreng wordt gedaan.

Ouderraad & oudervereniging

De taken van ouderraad, oudercommissie of oudervereniging variëren van school tot school. Met name in het basisonderwijs gaat het vaak om een feest- en activiteitencommissie, in het voortgezet onderwijs hebben ouderraden vaker de rol van klankbord voor de directie en de MR. Die rol van klankbord stimuleer je door uitwisseling van informatie. Houd contact met de ouderraad of het bestuur van de oudervereniging en bezoek de vergaderingen. Door elkaar de vergaderdata, agenda’s en notulen te sturen, weten alle betrokkenen wat er wordt besproken. Aan de vooravond van belangrijke besluiten kan de MR kwesties aan de ouderraad of oudervereniging voorleggen met een informatieve vraag: ‘Wat vinden jullie dat de MR moet doen of zeggen?’ De MR krijgt op deze manier snel een indruk of plannen op steun van de achterban kunnen rekenen. Bovendien levert het vaak nieuwe ideeën op.

Leerlingenraad & personeelsraad

Op veel scholen bestaat er een leerlingenraad en personeelsraad. Net als bij de ouderraad kan de MR een beroep doen op de kennis en meningen van de leden van deze raden.

Actieve ouders

In het basisonderwijs bestaan veel vormen van georganiseerde ouderbetrokkenheid. Denk aan overblijfcoördinatoren, lees- en luizenmoeders, bibliotheek- en verkeersouders, maar ook aan de oudercommissie van de buitenschoolse opvang. Via deze actieve ouders kunnen de MR-leden veel te weten komen over de wensen en gevoelens van de achterban.

Ouder- en/of leerlingenraadpleging

Een ouderraadpleging is volgens de wet in twee gevallen verplicht voor scholen en medezeggenschapsraden in het basisonderwijs: bij de vaststelling of verandering van de onderwijstijd én bij vaststelling of wijziging van de regeling voor de buitenschoolse opvang. De uitslag van dit referendum is niet bindend, maar wel nuttig. Bij zwaarwegende kwesties als een fusie bijvoorbeeld is het goed te weten hoe de achterban erover denkt. Een goede raadpleging vraagt om een goede voorbereiding. De vraag moet duidelijk zijn en met heldere antwoorden. De stemprocedure moet eerlijk zijn en anoniem. Op papier kan dat met gewaarmerkte, anonieme stembiljetten en er zijn digitale systemen beschikbaar. Maak vooraf afspraken die in het medezeggenschapsreglement worden opgenomen. Zo weet iedereen in welke gevallen en op welke manier een raadpleging gehouden kan worden.

Lees ook het artikel over Ouderraadpleging op deze site.

Enquêtes en polls

Een luchtige manier om opinies te peilen is een enquête of een poll. Die hoeft niet per se aan alle ouders, leerlingen of personeelsleden te worden aangeboden. Het kan ook om een representatieve steekproef gaan. In een enquête of poll kun je meerdere onderwerpen behandelen of algemene vragen stellen.

Voorbeeldenquête over sociale veiligheid:

Graag vragen wij uw aandacht voor het volgende. De directie van basisschool ’De Vijf Sporen’ heeft de medezeggenschapsraad gevraagd om zijn mening en advies te geven over de sociale veiligheid op school. De leden van de medezeggenschapsraad (MR) willen graag aan dit verzoek voldoen, maar kunnen dit alleen als zij weten hoe u als ouders hierover denkt. Graag willen zij daarom uw mening peilen.

We verzoeken u onderstaande enquête vóór (datum) in te vullen en aan de school te retourneren. Op de schoolwebsite stellen wij u op de hoogte van de resultaten van de enquête Vervolgens zullen de MR en de directie met elkaar bespreken of de resultaten aanleiding geven tot aanpassing van het beleid van de school.

Mijn kind zit in groep/klas: …..

Vraag 1: De sfeer op school is goed
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 2: De sfeer in het team is plezierig
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 3: In de groep/klas heerst volgens mij een gezellige sfeer
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 4: De school heeft duidelijke gedragsregels
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 5: De school heeft aandacht voor gewenst gedrag
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 6: De school corrigeert ongewenst gedrag op een goede manier
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 7: De school treedt goed op tegen pesten
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Vraag 8: De school draagt voldoende bij aan de ontwikkeling van waarden en normen
Helemaal mee eens □
Enigszins mee eens □
Enigszins mee oneens □
Helemaal mee oneens □
Geen mening □

Opmerkingen:

Ouder- of leerlingenpanels

Veel ouders en leerlingen willen met hun school en MR meedenken over specifieke beleidskwesties. Dat kun je organiseren via een ouder- of leerlingenpanel van zo’n 25 tot 30 personen. Selecteer willekeurig per klas of groep enkele ouders en/of leerlingen en vraag ze deel te nemen aan gesprekken over een specifiek thema. Vergeet niet via een brief of mail de overige ouders en/of leerlingen op de hoogte te stellen van het hoe en waarom van het panel. Uit panelgesprekken komt waardevolle informatie voor het bestuur, schoolleiding en de MR voort. Communiceren is ook hier van groot belang: stel alle ouders en leerlingen op de hoogte van de uitkomsten van het panel. Geef deze groep ook gelegenheid om te reageren en weeg die bijdragen mee als er een besluit valt.

Mogelijke thema’s voor een panel zijn:

• De samenwerkingsschool;
• De invoering van combinatieklassen;
• De invulling van Passend Onderwijs;
• De aanpak van pesten;
• Voor- en nadelen van fusie; –
• Anticiperen op de krimp in het onderwijs;
• Veiligheid

Voorbeeldvragen voor het ouderpanel over communicatie school-ouder:

• Vindt u dat u voldoende op de hoogte wordt gehouden over de ontwikkeling van uw kind?
• Wat mist u?
• Wat zou u anders willen?
• Ontvangt u voldoende informatie over de school via de schoolgids, het speurboekje, de kalender, de jaarlijkse informatieavond of de thema-avond?
• Kunt u drie dingen noemen waarvan u vindt dat wij die goed doen?
• Kunt u drie dingen noemen waarvan u vindt dat die beter kunnen?
• Heeft u hier ook suggesties voor?
• Vindt u dat de school geïnteresseerd is in de mening van de ouders?
• Maakt u uw mening aan de school duidelijk?
• Kunt u aangeven wat de school hier zou kunnen verbeteren?
• Kunt u in de school voldoende met uw vragen terecht?
• Heeft u naar uw mening voldoende contact met de leerkracht van uw kind?
• Kunt u voldoende bij hem/haar terecht met uw vragen?
• Kunt u voldoende terecht bij de directie met uw vragen en/of opmerkingen?
• Kunt u voldoende terecht bij het onderwijsondersteunend personeel met uw vragen en/of opmerkingen (schoolmaatschappelijk werk, orthopedagoog, logopedist, vakleerkracht etc.)?
• De oudergeleding van de MR is een groep ouders die alle ouders van de school vertegenwoordigt. Zij komen geregeld bij elkaar om te praten over allerhande zaken die de school, de ouders en de kinderen aangaan. Vindt u dat u voldoende op de hoogte wordt gehouden van de activiteiten van de oudervereniging?
• Zou u, in sommige gevallen, op iemand van de OV of MR afstappen voor hulp of advies?
  Heeft u suggesties hoe dat beter kan?

Klankbordgroepen

Een meer permanente variant op het panel is de klankbordgroep. Dit is vooral geschikt als een bepaald thema langdurig speelt. Zowel de MR als het bestuur kunnen een klankbordgroep van ouders en leerlingen instellen om feedback te winnen. Een goed voorbeeldthema is Passend Onderwijs: ouders van zorgleerlingen en leerlingen met een beperking voeden de schoolleiding en de MR gevraagd en ongevraagd met hun ervaringen en doen suggesties voor verbetering.

Klassenouders en klassenleerlingen

Klassenouders en klassenleerlingen zijn het aanspreekpunt voor de groep. Meestal houden ze zich bezig met zaken die alleen hun klas of groep betreffen, maar daarbij vangen ze ook signalen op die school- of bestuursbreed van belang zijn. Denk aan de kwaliteit van de tussenschoolse en buitenschoolse opvang, reacties van ouders op de klassengrootte, de groepsindeling en de ondersteuning van zorgleerlingen. Klassenouders en -leerlingen zijn daarom een belangrijke bron van informatie. Leer ze kennen en luister naar wat ze te vertellen hebben.

Voorbeeldtaken klassenouders in het po:

• Overleg met de groepsleraar over activiteiten die op het programma staan en waarbij hulp van ouders nodig is;
• Bespreken van het activiteitenplan met de andere klassenouders;
• Coördineren van ouderhulp bij activiteiten (overzicht maken, ouders aanspreken, afspraken maken, tijdig herinneren, etc.);
• Het beheren van het klassengeld, bijhouden van een draaiboek van alle groepsactiviteiten en invullen van een onkostenstaat;
• Verzorgen van het verjaardagsfeest van de leraar;
• Zorgen voor attenties bij bijzondere gebeurtenissen als jubilea, geboorten en ziektes;
• Zich op de hoogte stellen van wat er leeft bij de leraar en de ouders en dat terugkoppelen;
• Zich op de hoogte stellen van wat er leeft bij de ouders en dat terugkoppelen naar de groepsleraar;
• Het (mede) organiseren van een groepsouderavond;
• Terugkoppelen naar de ouderraad en MR en omgekeerd van wat er speelt in de klas;
• Ouders schriftelijk (klassenoudernieuwsbrief) via papier, e-mail of website op de hoogte houden van het reilen en zeilen in de klas;
• Zoveel mogelijk ouders betrekken bij het schoolgebeuren;
• Opzetten gespreksgroep van ouders rond een bepaald (opvoedings)thema;
• Deelnemen aan scholingsbijeenkomsten;
• Toekomstige ouders te woord staan op open dagen.

Voorbeeldtaken klassenouders in het vo

• Bevorderen het educatieve partnerschap van ouders en school;
• Investeren in contacten met de ouders van de klas;
• Aanspreekpunt voor ouders over zaken de klas betreffende;
• Organiseren van klassenouderavonden;
• Informeren ouders van hun klas of jaargang;
• Klankbord en informatiebron voor de mentor/teamleider;
• Klankbord en informatiebron voor de school;
• Schakel tussen de ouders en ouderraad c.q. medezeggenschapsraad;
• Aanspreekpunt voor ouders op open dagen;
• Organiseren, samen met de mentor, van klassenuitjes.

Terugkombijeenkomsten

Wie van een afstandje kijkt, ziet soms scherper dan degene die middenin de organisatie zit. Sommige scholen houden daarom terugkombijeenkomsten voor oud-leerlingen en hun ouders. De ervaring leert dat zo’n reünie met evaluatie het meeste resultaat oplevert als de leerlingen een half jaar geleden de school hebben verlaten. De herinneringen zijn dan nog vers, terwijl door alle nieuwe ervaringen reflectie al mogelijk is. Ze vinden het meestal prettig om de oude klasgenoten, vrienden en kennissen weer te zien en te spreken, zodat er voldoende animo is om mee te doen. Vaak organiseren scholen aparte kringgesprekken voor de oud-leerlingen en voor de ouders. In deze evaluatiegesprekken kan gesproken over wat er in de afgelopen schooljaren goed ging en wat er achteraf gezien beter kon. Deze werkwijze levert betrouwbare informatie op voor schoolleiders, schoolbesturen en medezeggenschapsraden, omdat er voor de deelnemers meestal geen directe belangen op het spel staan. Er is geen reden om een blad voor de mond te nemen.

Handelende medezeggenschap

Bij alle vormen van ouder- en leerlingenbetrokkenheid is terugkoppeling belangrijk. De ouders en leerlingen zien dat de MR hun inbreng serieus neemt en er actief mee aan de slag gaat. Reageer snel en inhoudelijk wanneer iemand de MR benadert, ook als het idee of voorstel geen aanleiding geeft tot (onmiddellijke) actie. Mocht de inbreng wel aanleiding tot verdere stappen geven, dan hoort bij elke stap een goede verslaglegging. Actie- en besluitenlijsten zijn daarbij een praktisch middel, zeker wanneer die algemeen bekend worden gemaakt. De schoolleiding is bij besluiten de eerstverantwoordelijke, de MR bewaakt of de inbreng van ouders en leerlingen de juiste aandacht krijgt.

Rapportage en motivatie

Op de meeste besluiten volgt de uitvoering, met weer nieuwe besluiten en afspraken. De taak van MR is over de voortgang te blijven rapporteren. Vooral als een plan of voorstel ‘sneuvelt’, is goede uitleg belangrijk. Het moet voor ouders en leerlingen zinvol zijn om mee te praten. Alleen dan blijven ze gemotiveerd om mee te denken.

Tips om de relatie met achterban te verbeteren

• Wees bereikbaar;
• Neem het initiatief;
• Maak onderscheid tussen verschillende groepen;
• Communicatie is tweerichtingsverkeer;
• Deel je successen;
• Laat regelmatig iets van je horen;
• Maak je MR herkenbaar (bijvoorbeeld door een eigen logo);
• Laat je zien in de schoolmedia (website, social media en nieuwsbrief school);
• Laat je regelmatig zien op de school of bij ouder/leerlingbijeenkomsten;
• Communiceer met een vlotte pen;
• Zorg voor een aantrekkelijke presentatie;

Maak een communicatieplan. Lees hiervoor ook het artikel ‘Investeer in je achterban’.