De nieuwe leden van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad zijn gekozen en daarmee is de samenstelling van de (G)MR veranderd. Hoe vang je de nieuwkomers op en zorg je voor een zachte landing binnen de (G)MR? Wij zetten 9 tips voor de ontvangende (G)MR op een rij:
1. Kennismaking
Laat het startende (G)MR-lid kennismaken met de ontvangende (G)MR en andere startende leden. De zittende leden zijn op elkaar ingespeeld en kennen elkaar al, maar voor de startende leden is alles nog nieuw. Plan voor de eerste vergadering korte kennismakingsmomenten in met elkaar en geef het startende (G)MR-lid de kans om iedereen te ontmoeten en van ieders rol (bijvoorbeeld die van de voorzitter of secretaris) op de hoogte te zijn.
2. Buddy
Door een nieuw (G)MR-lid te koppelen aan een zittend (G)MR-lid die zal optreden als buddy in de beginperiode, heeft het startende (G)MR-lid altijd iemand bij wie die terecht kan in het geval van vragen. Peil bij de zittende (G)MR-leden wie op wil treden als buddy en maak zo spoedig mogelijk na de verkiezing van de nieuwe (G)MR-leden bekend wie wiens buddy wordt. Houd hierbij indien mogelijk rekening met de rollen, dus zorg dat een startende ouder in de (G)MR een andere ouder als buddy krijgt als dat mogelijk is.
Prik voordat het inhoudelijke werk van start gaat een moment om als buddy zijnde met het startende (G)MR-lid te zitten en het een en ander door te nemen. Benadruk hierbij bijvoorbeeld de rol van de buddy en bij wat voor vragen het startende (G)MR-lid allemaal bij de buddy terecht kan. Plan desgewenst vaste contactmomenten in zodat het startende lid genoeg gelegenheid heeft voor het stellen van vragen.
3. Zorg voor een overdrachtsdocument van de oude naar de nieuwe MR
Startende (G)MR-leden zijn aan het begin een onbeschreven blad en moeten nog ingelicht worden over veel zaken rondom de (G)MR. Zorg daarom dat er een overdrachtsdocument wordt geschreven door de leden van de voorgaande (G)MR; wat waren belangrijke thema’s de afgelopen periode? Hoe werd dit aangevlogen? Wat waren de knelpunten? Zorg dat startende (G)MR-leden deze informatie onder ogen krijgen en spreek het eventueel puntsgewijs met ze door zodat ze de nodige kennis kunnen vergaren voor een vliegende start.
4. Gedragsankers voor goede medezeggenschap
Spreek in het kader van verwachtingsmanagement de 20 gedrangsankers voor goede medezeggenschap door met elkaar. Dit geeft startende (G)MR-leden de mogelijkheid deze kennis tot zich te nemen en helpt het geheugen op te frissen van de al-zittende (G)MR-leden. Bekijk hier de lijst met gedragsankers voor goede medezeggenschap.
5. Dynamiek (G)MR
De dynamiek van een (G)MR zal waarschijnlijk niet een dynamiek zijn waar de meeste startende (G)MR-leden alle ins en outs van weten, omdat in het dagelijkse leven, bijvoorbeeld als scholier, de dynamiek heel anders is. Bied als ontvangende (G)MR de nieuwkomers de mogelijkheid om te wennen aan de dynamiek. Spreek bijvoorbeeld de ‘checklist afspraken overlegvergadering’ met hen door, zodat ze zo volledig mogelijk op de hoogte zijn van de geldende dynamiek. Als startende (G)MR-leden op de hoogte zijn van de werkwijze en dynamiek binnen een (G)MR, wordt het participeren in de eerste vergadering direct makkelijker te overzien. Bekijk hier de checklist voor een overlegvergadering.
6. De eerste vergadering
Wees je ervan bewust dat een eerste vergadering wennen zal zijn voor het startende (G)MR-lid. Check tussentijds of de startende (G)MR-leden nog voldoende de kern van het verhaal snappen of kies uit voorzorg ervoor dat de eerste vergadering iets langer zal duren dan een gemiddelde (G)MR-vergadering. Het lagere tempo helpt (G)MR-leden wellicht bij het landen.
7. Werkgroepen
Wanneer jullie kiezen voor een format waarbij werkgroepen gevormd worden, bijvoorbeeld op het gebied van financiën, is het raadzaam om tenminste één persoon binnen deze werkgroep al ervaring te laten hebben op dit gebied. In een werkvorm waarbij een zittend (G)MR-lid en startend (G)MR-lid zich samen vastbijten op een thema is de landing zachter dan wanneer twee startende (G)MR-leden deze taak samen op zich nemen. Door in tandem samen te werken met een meer ervaren (G)MR-lid krijgt het startende (G)MR-lid de mogelijkheid om snel te leren en te groeien.
8. Communicatie met de achterban
Een belangrijke rol voor (G)MR-leden is het onderhouden van contact met de achterban. Spreek met de nieuwe (G)MR-leden door hoe jullie als voormalige (G)MR het contact over het algemeen onderhielden. Waren er vaste momenten waarop de leden in gesprek gingen met de achterban om te klankborden? Wat was de frequentie hiervan? Zorg dat nieuwe (G)MR-leden hiervan op de hoogte zijn, maar geef ze ook zeker de mogelijkheid om met hun frisse blik nieuwe input te geven op dit thema; wellicht hebben ze een andere visie hierop.
Bekijk hier het artikel Investeer in je achterban om startende (G)MR-leden meer handvatten te geven.
9. Faciliteiten en professionalisering
Ga als ontvangende (G)MR ook zeker in gesprek met nieuwe (G)MR-leden over hun capaciteiten en ontwikkelmogelijkheden. Wellicht biedt jullie schoolbestuur een starterscursus aan, of zijn er plenaire trainingen die door alle (G)MR-leden met enige regelmaat gevolgd worden. Door samen te bespreken wat het nieuwe (G)MR-lid nodig heeft voor een vlotte start in de (G)MR, is de kans op een zachte landing groter. Wellicht geef het nieuwe (G)MR-lid aan dat die graag een (aanvullende) training volgt zodat die beter kan functioneren als (G)MR-lid. Als ontvangende (G)MR kun je dan het startende (G)MR-lid doorverwijzen naar diverse trainingsmogelijkheden die andere partijen aanbieden.
Andersom geldt ook hetzelfde: als ontvangende (G)MR is het zeker raadzaam in gesprek te gaan met het nieuwe (G)MR-lid om te bespreken wat jullie van diegene nodig hebben. Welke groei en ontwikkeling verwacht je van het nieuwe lid? Hoe kan het nieuwe lid van waarde zijn voor de (G)MR? Spreek je verwachtingen uit en geef aan hoe aan deze verwachtingen tegemoet kan worden gekomen.