Lid zijn van de MR is een verantwoordelijke taak. Om die goed uit te voeren, ben je bekend met de Wet medezeggenschap op scholen (WMS), volg je de ontwikkelingen in het onderwijs en ben je op de hoogte van zaken in en om de school(organisatie). Maar dat niet alleen. Je houdt contact met de achterban, bereidt vergaderingen voor, overlegt met het bestuur en werkt samen met andere MR-leden. Kortom, een flink takenpakket. Maar je staat er niet alleen voor. MR-leden uit het hele land delen 50 tips uit de dagelijkse praktijk.
(bron: Project Versterking medezeggenschap)
1 Lees je in
Om mee te kunnen denken over het beleid van een school(organisatie), moet je als MR-lid thuis zijn in de wet- en regelgeving. De meeste informatie vind je hier op deze site, zoals informatie over de Wet medezeggenschap op scholen (WMS), modelstatuten en -reglementen en handreikingen. Omdat niet elke organisatie hetzelfde is, laat de WMS ruimte voor eigen invulling van de medezeggenschap. De afspraken hierover staan in de medezeggenschapsstatuten en -reglementen. Ook in de verschillende cao’s staat iets over medezeggenschap, bijvoorbeeld de uren die personeelsleden in de MR ter beschikking hebben voor het medezeggenschapswerk en zaken rondom taakverdeling en functies. Op de websites van verschillende onderwijsorganisaties kun je meer informatie vinden over de MR:
www.aob.nl
www.avs.nl
www.cnvo.nl
www.fvov.nl
www.laks.nl
www.oudersonderwijs.nl
www.poraad.nl
www.vo-raad.nl
www.voo.nl
2 Ondersteuning en vergoeding
MR-leden hebben recht op faciliteiten, zoals een vergaderruimte en een kopieerapparaat, en scholing. Maak daar gebruik van! Het bestuur vergoedt ook het inhuren van deskundigen, rechtsgedingen en het informeren van de achterban. Daarnaast kan het bestuur bijdragen aan de kosten voor administratieve ondersteuning, zoals een secretaris of een notulist. Geef wel van tevoren aan wat de te verwachten kosten zijn. Op grond van de cao krijgen personeelsleden, ouders en leerlingen in de MR tijd en geld beschikbaar voor het MR-werk en middelen. Veel ouder- en onderwijsorganisaties bieden ondersteuning en trainingen aan. Bespreek samen waar de MR behoefte aan heeft en stem de training daar op af. De MR kan ook lid worden van een servicepunt van een ouder- of onderwijsorganisatie, waar de leden terecht kunnen voor vragen en ondersteuning.
3 Plan vooruit
Maak aan het begin van het schooljaar een activiteitenplan met daarbij een globale begroting voor de te verwachten kosten voor zaken als scholing, vakliteratuur en ondersteuning. Zowel bevoegd gezag als MR weten dan tijdig waar ze aan toe zijn. De MR legt in het jaarverslag achteraf verantwoording af over de besteding van de gelden.
4 Betrek de leerling
Stimuleer leerlingen lid te worden van de MR door ze naast een onkostenvergoeding ook punten te geven voor bijvoorbeeld het vak maatschappijleer.
5 Verdeel de taken
Je hebt als MR-lid niet overal verstand van. Sommige onderwerpen vereisen specifieke kennis. Benoem naast een voorzitter en secretaris een financieel, onderwijskundig en facilitair specialist of werk als de raad groter is met commissies. Doet zich een onderwerp voor dat de expertise van de leden te boven gaat, doe dan een beroep op een deskundige binnen of buiten de schoolorganisatie. Dat kunnen ook deskundige ouders zijn, bijvoorbeeld op het gebied van financiën, ICT of nieuwbouw.
6 Speerpunten
Beperk je jaarlijks tot een aantal speerpunten waar je extra aandacht aan besteedt. Dit kunnen actuele ontwikkelingen binnen de school(organisatie) zijn, zoals een fusie of nieuwbouw, maar ook onderwerpen die uit de MR zelf voortkomen, bijvoorbeeld communicatie met de achterban of profilering van de raad.
7 Eigen platform
Creëer een online platform waar alle (G)MR-leden terecht kunnen om informatie te vinden en te delen.
8 Leer van elkaar
Werk samen met andere organisaties, zoals de ouder- en leerlingenraad, de buitenschoolse opvang, zorginstellingen, het samenwerkingsverband en de gemeente. Wissel ervaringen uit met andere medezeggenschapsraden binnen én buiten de schoolorganisatie. Je kunt veel van elkaar leren!
9 MR-mail
Zorg voor een algemeen MR-mailadres ten behoeve van de bereikbaarheid voor de achterban. Bijvoorbeeld: MR@dezonnebloem.nl.
10 Stel vragen
Goede medezeggenschap betekent ook dat je vragen durft te stellen. Bijvoorbeeld over de begroting. Bij cijfers is niet altijd duidelijk wat het verhaal erachter is. Een heldere toelichting is dus noodzakelijk. Is deze niet duidelijk genoeg, vraag dan door. Waarom is dat bedrag gereserveerd en wat verwacht je van de investering? Kom er aan het eind van het jaar ook weer op terug. Heeft de investering voldoende opgeleverd en hoe is dat gemeten? Het bestuur is verantwoordelijk voor de medezeggenschap. Zij moeten ‘tegenspraak’ organiseren. Dat betekent dat je het bestuur kunt aanspreken op zaken die niet goed geregeld zijn. Het is belangrijk dat je je veilig voelt om tegenspraak te bieden. Is dat niet het geval, ga er dan over in gesprek. Uitgangspunt voor het overleg moet altijd zijn: openstaan voor de dialoog, creatief naar oplossingen zoeken en samenwerken.
11 Trek tijdig aan de bel
Een belangrijke voorwaarde om goed voorbereid het overleg in te gaan, is dat de MR tijdig over de juiste informatie beschikt. Dat recht op informatie is wettelijk vastgelegd in de WMS. Geef aan dat je de benodigde informatie tijdig wilt ontvangen. Accepteer ook geen lastig leesbare (en te lange) stukken. De meeste raden vergaderen zo’n zes tot acht keer per jaar. Maak daarbij onderscheid tussen de MR-vergadering en de overlegvergadering met de directeur. In de MR-vergadering spreek je zaken met elkaar door en stem je de meningen af om goed voorbereid het overleg in te gaan. Is er behoefte aan, vergader dan vaker. Bijvoorbeeld alleen met de ouders, het personeel of de leerlingen. Ook het dagelijks bestuur kan ervoor kiezen regelmatig tussentijds overleg te hebben.
12 Vraag om helderheid
Vraag de bestuurder schriftelijk om een duidelijke ‘oplegger’ bij advies- en instemmingsaanvragen. Hierin staan aanleiding, doel, consequenties van de aanvraag en het betreffende wetsartikel uit de WMS.
13 Bereid je voor
Bereid je voor op een vergadering. Zorg dat je goed geïnformeerd bent om een standpunt in te nemen over de onderwerpen die aan bod komen.
14 Houd het gezellig
Spreek voor de vergadering wat eerder af, nu online maar straks weer met een broodje of een kop koffie. Dat kan per geleding, maar ook met de hele MR. Door dit informele contact kan de vergadering soepeler verlopen.
15 Weet wat er leeft
Laat zien dat je als MR weet wat er in de praktijk speelt. Niet alle bestuurders zijn zich bewust van de zaken die spelen bij de achterban. Het werkt twee kanten op: de bestuurder krijgt informatie over hoe het beleid in de praktijk wordt ervaren en de MR is hierdoor een serieuze gesprekspartner.
16 Open vizier
Wees kritisch-constructief. Bekijk zaken ook van de kant van de bestuurder. Soms is het nodig een lange adem te hebben.
17 Plan de tijd
Zet belangrijke onderwerpen bovenaan op de agenda en ruim er voldoende tijd voor in. Zet de tijden per onderwerp op de agenda en houd de tijd goed in de gaten.
18 Betrek iedereen
Let op dat ook MR-leden die niet zo spraakzaam zijn aan het woord komen. Blijf alert op zaken die niet uitgesproken worden.
19 Slimme tools
Maak gebruik van slimme vergaderapplicaties zoals Teams om tijd en werk te besparen en zorg voor een duidelijke structuur bij het aanleveren van stukken.
20 Proef de sfeer
Vergader (wanneer dat het toelaat) regelmatig op een van de scholen en nodig daarbij leden van de MR en de directeur uit. Je proeft daardoor de sfeer op de scholen en onderhoudt contact met je achterban en de werkvloer.
21 Werk efficient
Laat vragen bij stukken van tevoren beantwoorden, dat scheelt tijd tijdens de vergadering. De secretaris coördineert de vragen, voegt ze samen en stuurt ze naar het bestuur. Zorg ervoor dat iedereen tijdig antwoord krijgt. Doe hetzelfde met de notulen, geef aanpassingen en opmerkingen al voor de vergadering door.
22 Doe navraag
Vraag aan het eind van de vergadering altijd wat het overleg heeft opgeleverd voor de leerlingen, ouders en medewerkers.
23 Informeel is informeel
Wissel je informeel met het bestuur over een bepaald onderwerp van gedachten, pas er dan voor op dat je niet namens de MR spreekt en toezeggingen doet. Informeel is echt informeel.
24 Raad van toezicht
Het is verplicht dat de MR minimaal twee maal per jaar overlegt met de toezichthouder. Meestal is dat de Raad van Toezicht (RvT). Partijen kunnen dit overleg naar eigen voorkeur inrichten en afspreken wie bij het overleg is. Bepaal samen met de toezichthouders wanneer je het bestuur bij het overleg tussen de MR en de Raad van Toezicht uitnodigt. Zorg er wel voor dat het bestuur van het overleg op de hoogte is en na afloop een verslag ontvangt.
25 Communiceer met de achterban
Als MR vertegenwoordig je een diverse groep mensen van allerlei verschillende niveaus. Je hebt de plicht de achterban te informeren, maar je moet ook weten wat er leeft in en om de school. In de WMS zijn verschillende onderwerpen opgenomen waarvoor de ouders geraadpleegd moeten worden, zoals bij fusie, sluiting, overdracht, verandering van de grondslag en omzetting van de school en bij het veranderen van de schooltijden in het basisonderwijs. Er zijn veel manieren om de achterban te informeren en te raadplegen. Maak aan het begin van het jaar een communicatieplan, waarin de acties voor het schooljaar zijn opgenomen om de achterban te informeren en meer bij het MR-werk te betrekken. Werk waar mogelijk samen met de ouder- en leerlingenraad.
26 Gebruik bekende kanalen
Gebruik voor het informeren van de achterban zoveel mogelijk bestaande communicatiekanalen, zoals de personeelsvergadering, nieuwsbrieven, de website en bijeenkomsten voor ouders en leerlingen.
27 Peil de mening
Om de mening van de achterban over een onderwerp te peilen, kun je een enquête houden. Deze is aan te maken via gratis software op internet. Je kunt de vragenlijst aan de gehele achterban sturen. Ook een mogelijkheid is ouders, docenten en/of leerlingen uit te nodigen deel te nemen aan een panel dat je regelmatig over actuele onderwerpen bevraagt. Je hebt daardoor gemotiveerde mensen die hun mening geven en op deze manier betrokken worden bij de medezeggenschap.
28 Organiseer bijeenkomsten
Is er voor een bepaald onderwerp veel belangstelling, organiseer dan een (online) bijeenkomst om de achterban te informeren en meningen te peilen. Betrek daar ook het bestuur bij. Dan ziet de achterban dat er samengewerkt wordt om nieuw beleid te formuleren of om problemen op te lossen.
29 …Of een thema-avond
Heeft een onderwerp verdieping nodig, dan is een thema-avond met een representatieve selectie van de achterban een mogelijkheid om hierover in gesprek te gaan. Betrek ook hier het bestuur bij.
30 …Of een koffie-ochtend
Organiseer koffie-ochtenden in de school om informele gesprekken aan te gaan met ouders die je minder goed kunt bereiken via de gebruikelijke kanalen. Bijvoorbeeld eens per maand een inloop nadat de school begonnen is. Zorg dan dat er minimaal twee MR-leden bij aanwezig zijn.
31 Wacht niet te lang
Betrek de achterban al in een vroeg stadium bij ingrijpende veranderingen. Deze voelt zich dan serieus genomen en je kunt je standpunt in het overleg al vroegtijdig onderbouwen.
32 Deel je succes
Informeer de achterban over de successen die de MR heeft behaald. Wat was het probleem en hoe is het opgelost? Welke bijdrage heeft de MR daaraan geleverd?
33 Communiceer helder
Spreek en schrijf voor de achterban altijd in duidelijke taal, dus voor iedereen te begrijpen. Gebruik zo min mogelijk jargon en afkortingen anders haken lezers en luisteraars af. Bedenk dat je met ouders te maken hebt met verschillende achtergronden en dat in het voortgezet onderwijs de leerlingen het ook moeten snappen. Houd het zo kort mogelijk, mensen willen de informatie graag snel tot zich nemen.
34 Luister
Luister goed naar wat mensen te zeggen hebben. Probeer erachter te komen wat er echt speelt. Gaat het om een incidenteel probleem of is er structureel iets aan de hand? De MR is geen klachtencommissie. Vraag ‘klagers’ om goede (beleids)suggesties en geef aan waar ze met hun klacht terecht kunnen.
35 Kijk
Heb oog voor alle belangen. Kijk niet alleen naar je eigen achterban en naar je eigen school. In de MR gaat het om het belang van alle of een meerderheid van de scholen. In de OPR gaat het om het bieden van een dekkend aanbod van voorzieningen voor passend onderwijs in de regio door alle scholen in het samenwerkingsverband. Kijk ook naar het belang van de school(organisatie) en haar omgeving.
36 Betrek andere raden
Organiseer bijeenkomsten voor de andere raden binnen de organisatie om hen te informeren over bepaalde onderwerpen, maar ook om elkaar te leren kennen en ervaringen uit te wisselen.
37 Kinderraad
Kijk naar de mogelijkheden om een leerlingenraad op te richten. Kinderen kunnen vaak haarfijn aangeven wat er beter kan. Neem contact op met een school(organisatie) die al zo’n raad heeft of kijk op de website van Raad van Kinderen, een initiatief om kinderen mee met te laten denken met bedrijven en organisaties over strategische en maatschappelijke vraagstukken.
38 Werf kandidaten
Het vinden van kandidaten voor de MR is een punt dat altijd aandacht verdient, dus niet alleen als er vacatures zijn. De promotie van de MR draagt bij aan de interesse van de achterban in het MR-werk en daar kan een lidmaatschap uit voortkomen. Benader kandidaten zo veel mogelijk individueel, leg uit wat het medezeggenschapswerk inhoudt en wat de voordelen zijn. Geef ook aan welke faciliteiten worden geboden, zoals scholing en onkostenvergoeding.
39 Werven via de ouderraad
Schakel de ouderraad in. Deze ouders hebben vaak meer contacten met andere ouders. Wellicht zit er in de ouderraad een geschikte kandidaat.
40 Werven via de leerlingenraad
Werf leerlingen voor de MR via de leerlingenraad als die er is. Bied MR-leerlingen een onkostenvergoeding, punten voor maatschappijleer of de mogelijkheid het MR-werk te combineren met hun profielwerkstuk.
41 Positief imago
Vraag of het bestuur zich positief over de medezeggenschap uitlaat. Bijvoorbeeld door het belang ervan te benadrukken tijdens een personeelsbijeenkomst, een ouderavond of in de schoolnieuwsbrief.
42 Commissies en panels
Het werken met commissies of panels waar leden buiten de MR in zitten, kan bijdragen aan de interesse in medezeggenschap en een mogelijk MR-lidmaatschap.
43 Haal ervaring in huis
Zorg ervoor dat er in de MR naast nieuwe leden ook voldoende ervaren leden zitten. Zorg voor een goede balans.
44 Verkiezingen
Ook al zijn er net iets meer kandidaten dan vacatures, organiseer toch verkiezingen. Een democratisch mandaat is belangrijk voor het functioneren van de MR.
45 Social media
Sociale netwerken kunnen interessant zijn voor de MR. Via Twitter deel je korte berichten, zoals de aankondiging van een vergadering, een ouderavond of een behaald succes. Op LinkedIn kunnen MR-leden onderling informatie uitwisselen, gebruikmaken van elkaars netwerken en een groep aanmaken waar de achterban lid van kan worden. Via deze groep kun je de mening van de achterban peilen. Facebook is vooral bedoeld voor het delen van privéberichten en foto’s met vrienden. Toch zijn er veel scholen en ook leerlingen- en ouderraden met een eigen Facebook-account. De privacyregels zijn flink aangescherpt, dus weet wat je op internet plaatst en waar je toestemming voor moet vragen. Let vooral op het gebruik van foto’s!
Onderstaande tips zijn speciaal voor nieuwe MR-leden
46 Overdrachtsdossier
Vraag om een overdrachtsdossier. Hier kunnen de volgende onderwerpen in staan:
- Overzicht van personen die voor de MR van belang zijn
- Een overzicht van de MR-leden met hun gegevens en achtergrond/specialisatie
- Taakverdeling en eventueel commissies/werkgroepen
- Regels en afspraken tijdens de vergadering
- Jaarplan en jaaragenda
- Faciliteitenregeling
- Statuten en reglementen
- Notulen laatste vergaderingen
- Lopende dossiers
- Jaarverslagen school(organisatie) en (G)MR
- Begrippen en afkortingen
- De recente begroting
- Belangrijke informatiebronnen.
47 Mentor
Maak een afspraak met de voorzitter of een ervaren MR-lid voor de eerste vergadering om de overdracht te bespreken en vraag om een mentor die fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak.
48 Neem de tijd
Neem de tijd om thuis te raken in de WMS. Informeer naar specifieke zaken die spelen op school en in de omgeving.
49 Training
Volg een basistraining medezeggenschap bij een van de ouder-, leerling- of onderwijsorganisaties.
50 Durf te vragen
Durf te vragen! Als je iets niet begrijpt in de stukken of tijdens de vergadering, vraag dan om een toelichting en uitleg.